20.検索機能

1.はじめに

この記事では、Workplaceの検索機能について解説します。

社内SNS『Workplace』は組織の円滑な情報共有に貢献します。

 

そんな多くの情報が日々更新されるworkplace内において是非活用したい機能の一つが、検索機能です。

検索機能は、Workplaceの各画面の最左上部に設置されている「検索バー」から利用できます。

 

検索機能を利用することで、Workplace内に蓄積されているあらゆる情報の中から、探したい情報を簡単に見つけることが可能です。

 

多くのメンバーやグループが活発にWorkplaceを利用している場合、投稿されたコンテンツをニュースフィードやグループ画面で遡るのは非効率です。

検索機能を活用し目的の情報を探すようにしましょう。

 

 

2.Workplaceの検索機能から探せる情報

検索バーでは、以下の情報を探すことが可能です。

 

  • コミュニティに登録されているメンバー
  • グループ
  • 検索ワードに該当する投稿(グループの投稿またコメント、リンク記事タイトルも含む)
  • イベント

 

【 Workplace検索機能の対象外の情報 】

ただし次の2点に関して、検索結果に表示されません。注意してください。

  • PDFやエクセル・ワードなど、投稿した添付ドキュメントのタイトルやファイル内テキスト
  • 自身が参加メンバーでないプライバシー設定「非公開」「秘密」グループ内の投稿・イベント、また一度も参加したことない「秘密」グループ自体

 

 

3.検索結果の絞り込み方法

検索結果に対して様々な条件で絞り込みを行うことができます。

絞り込みを行うことで、より効率的な検索が可能です。

 

1)検索結果をカテゴリ別に表示する

 

検索バーにワードを入力し検索すると、検索バー下に次の項目が表示されます。

  • すべて
  • 投稿
  • 人物
  • グループ
  • イベント
  • 写真
  • チャット

目的のカテゴリが判明している場合、また大量の情報が一覧表示された場合はこの分類タグを利用しましょう。

 

2)検索結果を並び替える

デフォルトではコメントやリアクションによるエンゲージメントが高いものが上位に表示される「上位検索結果」が選択されていますが、「最近」を選択することで現在に近い時系列に沿った表示になります。

 

3)検索結果を投稿タイプで絞り込む

投稿タイプで絞り込むこともできます。

単純に「既読か未読か」で分けられると考えていいでしょう。

 

4)検索結果を投稿者で絞り込む

デフォルトでは「すべて」が選択されていますが、「あなた」、つまり自分やチームの投稿、または「人を選択」で投稿者を指定して検索することも可能です。

 

5)検索結果をグループ投稿で絞り込む

 

デフォルトではタイムラインの投稿も含めた「すべてのグループ」を検索対象としていますが、タイムラインを除いた「グループ」と、特定のグループを指定する「グループを選択」へ変更することが可能です。

 

6)検索結果を投稿日で絞り込む

 

デフォルトではコミュニティ開設以降の全期間が対象の「すべての日付」が選択されています。

これを「今日」「今週」「今月」といった直近の投稿に絞りこんだり、特定の年単位(「2018年」「2017年」「2016年」など)と日付を指定して絞りこむことが可能です。

 

7)検索結果にコメントも適用する

「コメント」にチェックすることで、検索対象がコメントも適用範囲となります。

 

このようにworkplaceには便利な検索機能が利用できます。

規模の大きい企業や活発なコミュニティでは必須となる機能ですので、是非使ってみてください。