16.プロフィールの設定と編集

1.はじめに

この記事では、Workplaceのプロフィール画面の各項目の概要と設定方法について解説します。

 

「とりあえずアカウントを作ってみたけど、まず何をすればいいの?」

「プロフィールで、よくわからない項目がある」

といった方は、ぜひご覧ください。

 

2.Workplaceのプロフィール画面とは

社内SNS「Workplace」の主要な画面構成のひとつに「プロフィール画面」があります。

 

この画面ではコミュニティメンバーのメールアドレスや電話番号をはじめ、顔写真や社内組織図など、企業内における各種登録情報を確認することができます。

 

プロフィール画面を設定または閲覧することにより、メンバー同士の相互理解につながり、よりコミュニケーションや情報共有の促進につながります。

 

1)プロフィール画面へのアクセス方法

プロフィール画面は、「自分自身」と「自分以外のメンバー」と確認できます。

 

【 自身のプロフィール画面へのアクセス方法 】

サイドバー左下にある、自身のアイコンを選択し、「プロフィール」をクリックすると、プロフィール画面に移動します。

 

 

【 メンバーのプロフィール画面へのアクセス方法 】

メンバーのプロフィール画面は、主に次の2つの方法でアクセス可能です。

  • 画面上部の検索バーから登録名を検索し選択
  • ニュースフィードやタイムラインの投稿・コメント、またWorkplaceチャットのアイコンや名前などいずれかを選択

 

2)プロフィール画面から閲覧・設定できる情報

プロフィール画面では、コミュニティメンバー個人の基本情報や組織図といった、企業内におけるプロフィールデータを閲覧することができます。

 

プロフィール画面で確認できる情報は以下の通りです。

  • タイムライン
  • フォロー・フォロワーメンバー
  • プロフィール・カバー写真
  • 名前
  • メールアドレス →  アドレス箇所を選択すると、メールクライアントが立ち上がります
  • 電話番号
  • 勤務地
  • 誕生日
  • 組織図(チーム)
  • 役職
  • 部署
  • マネージャー(上司)
  • 部下
  • 開始日
  • 他の名前:愛称や旧姓など、登録の名前と異なる表記を設定できます
  • 写真
  • 作成したイベント
  • 参加グループ
  • ノート
  • チェックイン

 

プロフィール情報は企業内のWorkplaceコミュニティ管理者によって初期設定されている場合があります。

その場合、各項目を編集する前に、管理者に確認し認識を合わせておく必要があります。

 

では、次からプロフィール画面内の主要な項目の解説にうつります。

 

3.Workplaceのプロフィール画面「タイムライン」とは

「タイムライン」とは、メンバーが投稿したコンテンツや、タグ付けされた投稿など、『メンバー自身に関連のある投稿』が時系列順に閲覧される機能です。

 

1)タイムラインへの投稿

タイムラインに投稿すると、そのメンバーをフォローしているメンバーのニュースフィードに反映されます。

例えば、Aさんが自分自身のタイムラインに投稿すると、AさんをフォローしているBさんのニュースフィードに投稿が表示されます。

 

タイムラインへの投稿は、自身のタイムラインだけでなく、メンバーのタイムラインにも投稿ができます。

例えば、AさんがBさんのタイムラインに投稿すると、BさんをフォローしているCさんのニュースフィードにその投稿が表示されます。

 

メンバーのタイムラインへの投稿は、クローズドなチャットとは異なり、オープンなメッセージのやり取りとして情報の提供・提案になります。

 

2)タイムラインへの投稿の制限

「自分のタイムラインに投稿されたくない・投稿できないようにしたい」という場合、自分のプロフィール画面のタイムラインに投稿できる人を、「コミュニティメンバー全員」から「自分のみに制限する」へ設定することができます。

 

画面左下の自分のアイコンを選択し、「設定」から「タイムラインとタグ付け」をクリックします。

 

項目内の「自分のタイムラインに投稿できる人」の編集で『自分のみ』に変更すれば設定完了です。

 

3)タイムラインの「投稿のプライバシー設定」の変更方法

自分のタイムラインへの自分自身の投稿を、他のメンバーに閲覧できない「自分のみ」に設定できます(デフォルトの設定では、タイムラインへの投稿はコミュニティメンバー全員が閲覧可能になっています)。

 

投稿のプライバシー設定を「自分のみ」にすると、どのような状況下でも自身のみしか閲覧できません。

 

「自分のみ」が閲覧できるようにするには、次の手順にて行います。

 

【 投稿時に設定する 】

 

タイムラインに投稿する際、「この投稿のプライバシー設定」を「自分のみ」に変更してから投稿します。

 

【 投稿後に変更する 】

投稿後の設定は、投稿されたタイムライン右上にある「・・・」より『タイムラインに表示しない』を選択しましょう。

 

4.Workplaceのプロフィール画面「フォロー・フォロワーメンバー」とは

Workplaceには「フォロー」という機能があります。フォロー機能とは、特定のメンバーをフォローすることで、あなたのニュースフィードにフォローしたメンバーの投稿が表示されるようになります(「ニュースフィードの詳細」解説記事も、あわせてご覧ください)。

 

あなたのニュースフィードに表示される投稿は、すべてのメンバーのすべての投稿が表示されるのでなく、つぎの4つの要素を含めたWorkplace内部のアルゴリズムに基づいて決まります。

  • 参加しているグループ
  • フォローしている人
  • 写真や動画などの記事のタイプ
  • 記事の「いいね!」やコメントの数

フォローすることで、より優先的にニュースフィードに表示されるようになるので、特定のメンバーの投稿を継続的にチェックする際はフォローをすると良いでしょう。
(フォローしていなくても、あなたのニュースフィードに特定のメンバーの投稿が表示される場合もあります)。

 

なお、プライバシー設定が「非公開」または「秘密」グループへの投稿は、同グループのメンバーのみ表示されます。

 

1)フォロー設定方法

 

メンバーのプロフィール画面トップの右側にある「フォローする」を選択するとフォローが開始され『フォロー中』と表示が変更します。

 

なお、フォロー後に同じ箇所をクリックすると、フォローを解除することができます。

 

2)フォロー・フォロワーメンバーの一覧確認とフォロー解除方法

プロフィール画面で「その他」→「フォロワー」を選択すると、現在あなたをフォローしているメンバー(フォロワー)とあなたがフォローしているメンバーが表示されます。

 

表示内の「フォロー中」を選択することで、フォロー解除ができます。

 

5.Workplaceのプロフィール画面「写真」とは

プロフィール画面上部の「その他」タブから「写真」を選択すると、あなたがこれまでにグループやタイムラインに添付投稿した写真データ、また作成・寄稿したアルバムが表示されます。

 

 

6.Workplaceのプロフィール画面「ノート」とは

プロフィール画面上部の「その他」タブから「ノート」を選択すると、これまで作成したノートの一覧ページが表示されます。

 

ノートは、「Wordの簡易版」のようなワープロ機能です。

表示されたノートエリアに資料やメモを作成・編集することができます。

 

テキスト入力では、見出しタグ・引用タグ・段落タグ・箇条書きのリストタグなどが用意されており、表示変更が可能です。そのほか画像貼付や、Youtube・Facebook・Instagramからの埋め込み設定も対応しています。ノート作成後に公開すると、自身のタイムラインに投稿されます。

 

タイムラインより「シェアする」を選択すると、以下からシェアする範囲を選択できます。

  • タイムラインでシェア
  • グループでシェア
  • イベントでシェア
  • プライベートメッセージでシェア

 

また、ノートURLをコピーし、目的の投稿先に貼り付けることでも該当のノートをシェアすることができます。

 

7.Workplaceプロフィール画面の「組織図(チーム)」の設定方法

プロフィール画面の「組織図」を設定すると、「部署はどこか?」「直属の上司・部下は誰か?」という情報が一目でわかるようになります。

 

組織図を確認することで、組織内におけるポジション・関係性が理解でき、よりよいコミュニケーションや情報共有の促進につながります。アカウント登録後、設定するようにしましょう。

 

1)組織図の設定方法

プロフィール画面上部の「基本データ」タブを選択します。

 

人事情報エリアの「マネージャ」「部下」を『編集する』から組織図への追加設定を行います。
(なお、コミュニティ管理者により制限設定がされ、自身で組織図の編集が行えない場合もあります)。

 

2)組織図の確認方法

プロフィール画面の右下にある「組織図で見る」を選択すると組織図ページが表示されます。

 

 

組織図の見方ですが、画面中央の本人に対して、下に表示されるメンバーが「直属の部下」、上に表示されるメンバは「直属の上司」になります。

組織図ページ内の検索バーより任意のメンバーを検索すると、そのメンバーの上司と部下の表示に移ります。

 

8.Workplaceプロフィール画面の「プロフィール写真とカバー写真」

プロフィール画面トップに表示される画像です。

中央に表示され、アイコンとしても使用されるのが「プロフィール写真」。

背景が「カバー写真」です。

 

他のメンバーがあなたの実際の顔を認識するためにも、アカウント登録後はプロフィール写真の設定をオススメします。それぞれ該当箇所を選択することで、設定・変更を行えます。

 

プロフィール写真・カバー写真とも、メンバーは誰でも閲覧することができます。それを留意し画像設定をしましょう。

 

なお、カバー写真の画像サイズは、幅720ピクセル以上の必要があります。