22.グループ管理者の権限

1.はじめに

この記事では、Workplaceのグループ管理者の権限に関して解説します。

 

社内SNS「Workplace」を代表する機能のひとつが『グループ機能』です。

特定のテーマに沿ったグループにメンバーが集まることで、より効率的な情報共有・コミュニケーションの場としてWorkplaceを活用できます。

 

グループを作成・利用する際、グループメンバー内の最低1名が「グループ管理者」となります。

管理者はグループに関する様々な設定変更等を行える管理権限を持つことになり、今回紹介する機能を利用することができます。

グループ管理者となった人はぜひご覧ください。

 

 

2.Workplaceのグループ管理者の追加変更方法

グループ作成当初はグループを作成したメンバーが自動的にグループ管理者となります。

 

もしグループ運用中に管理者を変更したり、2名以上に増やしたい場合は以下の手順で管理者を変更してください。

 

  1. グループページ内のカバー写真下「メンバー」タブを選択
  2. グループメンバー名の右端「・・・」より「管理者にする」を選択

 

グループ管理者権限またはコミュニティ管理者権限を持たないグループメンバーは自身でグループ管理者になることはできません。

事前にグループ管理者へ申し出ましょう。

 

関連して、「グループ機能」の解説記事もご覧ください。

 

 

3.グループ管理者権限の削除方法

次の手順により、グループ管理者は、自身や他のグループ管理者権限を削除できます。

 

 

  1. グループページ内のカバー写真下「メンバー」タブを選択
  2. グループ管理者名の右端「・・・」より「管理者リストから削除する」を選択

 

 

4.グループにメンバーを追加する方法

グループ作成後のメンバー追加方法には、次の2つの方法があります。

 

1)個別に1名ずつ追加する方法

追加するメンバー数が少数の場合は、グループページ右上の「・・・」から「メンバーを追加」を選択しましょう。

 

 

 

グループ作成時のメンバー追加と同じく、コミュニティ内からグループ招待したいメンバーの名前、またはメールアドレスを検索することで追加できます。

 

また、グループホーム画面のサイドバーからも追加することができます。

 

右のサイドバーにある「メンバー」の「+メンバーを見つけて追加します」や、その下にある「おすすめのメンバー」からも個別で追加できます。

 

2)リストで複数名まとめて追加する方法

大人数のメンバーを一度にグループに追加する場合、上記の個別招待では手間がかかり過ぎてしまいます。

その場合は、CSVファイルのフォーマットに招待したい人のアドレスを一覧で入力してアップロードし、一気に招待する方法を使いましょう。

 

やり方はまず、グループページのサイドバーにある「インポート」を選択します。

 

 

すると、「CSVテンプレートをダウンロード」と「ファイルをアップロード」という項目が出てきます。

次に「CSVテンプレートをダウンロード」を選択すると、『workplace_coworker_import.csv』というタイトルのCSVファイルがダウンロードできるようになります。

 

ダウンロードしたファイルを開くと、サンプルのメールアドレスが記入されています。

テンプレートを参考に、追加したいメンバーのメールアドレスを入力していき、完成したら「ファイルをアップロード」でworkplaceにアップロードしましょう。

 

 

5.グループ管理者がおこなえる設定の変更内容

グループ管理者が行えるグループ設定を紹介します。

 

1)管理者またはモデレーターの設定・解除

グループメンバーを、次の手順によりグループ管理者またはモデレーターへ設定可能です。

またモデレーターをグループ管理者へと移行することもできます。

  1. グループページの「メンバー」を選択
  2. 任意のメンバー名右端「・・・」より『管理者にする』または『モデレーターにする』を選択

 

【 「モデレーター」とは? 】

モデレーターとは、グループ管理者の下位権限を持つ役割です。

管理者ほどではありませんが、一定の設定変更権限を持ちます。

「グループ管理者」はグループに必ず1名必須となりますが、モデレーターは必須でないため、グループ作成時にデフォルトで権限を付与されるメンバーはいません。

 

モデレーターを置く場合は、グループ管理者が上記「グループ管理者の変更追加方法」と同様の設定でグループメンバーの中からモデレーターを指定する必要があります。

 

2)グループ情報の各種変更

 

グループ管理者は、グループページ右上の「・・・」内にある「管理オプション」→「グループの設定」から、グループの情報を変更することができます。

 

■ グループ名

Workplace内で表示されるグループ名です。

 

■ グループタイプ

以下5種類のグループタイプを変更します。「どういったジャンル・目的のグループか」をグループメンバーやコミュニティメンバーが認識するのに役立ちます。

  • チーム・プロジェクト
  • ソーシャルなど
  • ディスカッション
  • 売買
  • アナウンス

 

■ 説明

グループの説明を入力できます。

「どういったジャンル・目的のグループか」を入力しておくことで、グループメンバーやコミュニティメンバーがグループの概要を認識するのに役立ちます。

 

■ ウェブアドレス

デフォルトのグループページのURL『work-○○○○○.facebook.com/groups/』の末尾に、希望のURLを追加しカスタマイズできます(ただしグループメンバーが5,000人を超えると変更できなくなります)。

 

■ プライバシー

「公開グループ」「非公開グループ」「秘密のグループ」いずれかに変更できます。

 

■ メンバー承認

管理者権限を持たない一般のコミュニティメンバーが自由にグループへの参加・招待を行えるかどうかの設定ができます。

  • グループのメンバー全員:グループメンバー全員がグループへ招待・参加が可能
  • 管理者とモデレーターのみ:管理者の許可が無い場合は、グループに参加できない

 

 

■ 投稿の権限

「管理者とモデレーターのみ」に変更すると、グループメンバーは投稿ができなくなります。
(ただし、管理者またはモデレーターの投稿へのコメントは可能です)。

 

■ 投稿の承認

「グループの投稿は管理者またはモデレーターによる承認が必要になります。」にチェックを入れると、グループメンバーの投稿が承認されるまでグループのニュースフィードに表示されません。

 

3)グループの「アーカイブ」化

グループを「アーカイブ」すると、グループへのメンバー参加やグループへの投稿・コメントなど一切のアクションを起こすことができなくなります。
(ただし、投稿の削除と保存は可能)。

 

アーカイブ化すると、たとえ公開グループであっても参加メンバー以外はグループ一覧の掲載から非表示となります。

削除はせず一旦利用を休止する際などに活用する機能になります。

 

グループページの右上にある「・・・」から『グループをアーカイブ』を選択すると、グループページトップにアーカイブ化が表示され、新規投稿や「いいね!」などが行えなくなります。

 

アーカイブを解除する場合は、アーカイブ表示されているメッセージ画面下にある「グループのアーカイブを解除」をクリックすると元に戻ります。

 

 

 

6.グループ管理者とモデレーターどちらも可能なグループ設定

ここからは、グループ管理者とモデレーター、どちらの権限者も可能なグループの設定内容をご紹介します。

 

1)「メンバーリクエスト」の承認または却下

グループのプライバシー設定「非公開グループ」の場合、参加希望メンバーは承認制となります。

そのため、デフォルト設定ではグループ参加を希望するメンバーがいた場合、まず参加リクエストが送られてきます。

この参加リクエストに対してグループ管理者またはモデレーターが承認することで参加希望メンバーがグループに参加できるようになります。
(グループ管理者による設定変更で、グループメンバー全員が承認可能な設定への変更もできます)

 

 

2)「グループへの投稿」の承認または却下

デフォルトではグループメンバーの投稿はそのままグループに表示されますが、グループ管理者が設定変更を行うことによってすべての投稿に対してグループ管理者またはモデレーターの承認が必要になります。

 

この設定により、不適切な投稿と判断した場合は投稿前に却下することが可能です。

 

3)投稿またはコメントの削除

グループ内の投稿またはコメントは、投稿またはコメント右端のマークの「投稿を削除」を選択すると削除可能です。

 

 

4)グループメンバーの削除とブロック

次の手順で、グループメンバーをグループから削除、もしくは「ブロック」することが可能です。

 

ブロックとは、グループメンバーから削除されるうえ「公開グループ」であろうとブロックされたメンバーには検索を含め一切表示がされず、行こうグループに参加できなくなります。

 

  1. グループページ「メンバー」内のメンバー名の右端「・・・」から「グループから削除する」を選択
  2. 「メンバーをブロック」にチェックし「承認」をクリックすると削除のうえブロックされます

 

ブロックをされたメンバーをグループに戻すには、グループ画面右のサイドバーにある「ブロックされたユーザーを見る」からブロックを解除した後、グループメンバーに再追加を行って下さい。

 

5)投稿の固定または解除

グループページのニュースフィードトップに、特定の投稿を固定することができます。例えば、グループ運用方法などグループメンバーに常時注意喚起する際など役立つ機能・設定です。

 

トップに表示したい投稿の右端にあるマークから「投稿をトップに固定」をクリックするとその投稿がトップに固定されます。

解除したい場合は同様の手順で「固定表示を解除」を選択しましょう。

 

6)グループの削除

グループを削除するには、他のグループメンバーをグループから削除し、グループ管理者(自分)1人のみがグループに参加している状態にする必要があります。

 

  • グループページ内のカバー写真下「メンバー」タブを選択
  • グループメンバー名の右端「・・・」より「グループから削除する」を選択

 

この方法で自分以外のメンバー全員を削除したら、続いて下記の手順で自分自身も削除します。

右上にある「・・・」をクリックすると「グループを退会」があるのでここをクリックすれば完了です。

 

このほかグループを削除する方法には、Workplaceプレミアム利用の場合は、コミュニティ管理権限をもつ「システム管理者」「コンテンツモデレーター」も次の手順にて可能です。

 

  • 画面左の『管理者用パネル』内の「グループ」を選択
  • グループ一覧のうち、目的のグループ右端「・・・」マークから「グループを削除」を選択

 

なお、グループを削除すると、グループへの投稿や共有されたファイルなどもすべて削除され復元できませんので注意してください。