21.グループ機能

1.はじめに

この記事では、Workplaceのグループ機能を解説します。

 

社内SNS「Workplace」の主な機能のひとつが「グループ」機能です。

チャット機能と並び、Workplaceで利用する機会が多い機能だと思います。

 

今回はこのグループ機能について。

グループの作成と削除方法、また投稿時における通知設定の変更方法を詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

 

2.Workplaceの「グループ」とは?

Workplaceにおけるグループとは、あなたが参加しているWorkplaceコミュニティのなかで、特定の目的・テーマに沿った1名から複数名のメンバーで構成された「場」になります。

 

グループの作成・使用目的は、企業・組織により様々です。

例えば、以下のようなグループの作成例があります。

 

1)作成グループ例:部署別グループ

営業部門に所属するメンバーを集めた「営業グループ」を作成し、日報や四半期目標の通知、営業手法の提案に利用します。

 

2)作成グループ例:上長グループ

部課長などマネージャークラスだけの「上長グループ」を作成し、部門間をまたがっての情報交換やミーティング日程の取りまとめなどをスムーズに行うために利用します。

 

3)作成グループ例:プロジェクトグループ

「新規事業プロジェクト」「業務改善プロジェクト」といった特定のプロジェクト参画メンバーによるグループを作成します。

さらにプライバシー設定を「秘密」にし、グループ非参加メンバーに情報が漏洩しない状態にします。

秘密のグループにすることで、プロジェクトメンバー間のみで情報共有を行い、業務を進めることができます。

 

 

このようにグループを作成することで、多種多様な役職・職種のメンバーが参加するコミュニティ内で効率よく情報共有することができます。

ぜひ活用しましょう。

 

3.グループ作成方法

グループは以下の手順で作成できます。

 

なお、グループ作成者は自動的にグループ管理者に設定されます。
(「グループ管理者の権限」解説記事も、あわせてご覧ください)。

 

Workplaceの左にあるサイドバーの中の「+グループを作成」を選択します。

 

作成したいグループの目的に合ったグループタイプを6種類の中から選択します。

 

【 6種類のグループタイプ 】

グループタイプとは、「どういった目的・カテゴリーのグループなのか?」を明確にするために設定します。

 

  1. チーム・プロジェクト:チームまたはプロジェクトの情報共有を目的としたグループに適しています。
  2. ディスカッション:プロジェクトやサービス・製品、そのほか業務内外含め、意見や感想を交わすグループに適しています。
  3. アナウンス:業務に関する情報の周知、またはイベントや部活動など社内活動の情報拡散などを行うグループに適しています。
  4. ソーシャルなど:従業員同士の親睦を深めるグループに適しています。
  5. 会社間:あなたが所属する企業とは異なる他社またはフリーランスの者が参加できるグループです。
    詳しくは「会社間グループ機能」解説記事をご覧ください。)
  6. 売買: グループ間で商品を売買するのに適しています。写真や説明を載せてグループ内で売り手、買い手を探すことができます。

 

 

タイプを選択したらグループ名を入力し、グループのプライバシー設定を行います。
(プライバシー設定に関しては後述します)

 

 

最後に、グループに参加させるメンバーを指定して招待すればグループの完成です。

 

 

  • グループタイプ
  • グループ名
  • プライバシー設定

この3項目は後からでも変更可能です。

 

4.グループのプライバシーオプション解説

グループ作成時に設定できるプライバシー設定には3種類あります。

  1. 公開グループ
  2. 非公開グループ
  3. 秘密のグループ

 

種類によって、それぞれ以下のように確認できるメンバーや情報の範囲が異なります。

 

1)グループの存在確認

  • 公開グループ:コミュニティの全メンバーに公開され、検索可能
  • 非公開グループ:投稿を見ることができるのはメンバーのみになります
  • 秘密のグループ:グループ参加メンバーのみが投稿を閲覧したり、検索をかけることが可能です。

2)グループへの参加方法

  • 公開グループ:コミュニティの全メンバーがいつでも参加できます。
  • 非公開グループ:コミュニティの全メンバーが参加リクエストを申請可能。
  • 秘密のグループ:グループメンバーによる招待でのみ追加可能

 

3)グループ参加メンバーの閲覧・確認

  • 公開グループ:コミュニティの全メンバーに公開
  • 非公開グループ:コミュニティの全メンバーに公開
  • 秘密のグループ:現在のグループ参加メンバーのみ確認可能

4)グループへの投稿内容の閲覧・確認

  • 公開グループ:コミュニティの全メンバーに公開
  • 非公開グループ:現在のグループメンバーのみ確認可能
  • 秘密のグループ:現在のグループメンバーのみ確認可能

 

5)グループのコンテンツをシェアした場合の公開範囲

  • 公開グループ:コミュニティの全メンバーに公開
  • 非公開グループ:現在のグループメンバーのみ確認可能
  • 秘密のグループ:現在のグループメンバーのみ確認可能

 

6)グループのイベント情報

  • 公開グループ:コミュニティの全メンバーに公開
  • 非公開グループ:現在のグループメンバーのみ確認可能
  • 秘密のグループ:現在のグループメンバーのみ確認可能

なお、コミュニティ管理者は、すべてのグループに参加しグループ内のコンテンツを確認することができます。

 

5.参加グループから退会する方法

 

いま参加しているグループから退会するには、グループページの右上にある「・・・」をクリックし、項目内の『グループを退会』を選択しましょう。

 

6.グループの削除方法

グループを削除できるのは、「グループ管理者」と「コミュニティ管理者」です。

 

グループを削除すると、グループへの投稿や共有されたファイルなどもすべて削除され復元できませんので注意してください。

 

1)グループ管理者がグループを削除する場合

グループ管理者がグループを削除するには、まず、自分を除く他のグループメンバー全員をグループから削除し、自身のみがグループにいる状態にします。

 

そのうえで、グループページ右上の「・・・」の「グループを退会」を選択するとグループが削除されます。

 

2)コミュニティ管理者がグループを削除する場合

コミュニティがWorkplaceプレミアムであれば、コミュニティ管理者もグループ削除が可能です。
(管理者権限「モデレーター」でも可能です)

 

 

画面左の「管理者用パネル」→「グループ」にすすむとグループリストが一覧で表示されます。

削除したいグループ名の右端にある「・・・」から「グループを削除」を選択しましょう。

 

7.グループの通知・投稿表示に関する設定

デフォルトでは参加グループへのすべての投稿が、通知やニュースフィード表示への対象となります。この頻度を調節する設定変更の方法を紹介します。

 

1)グループによる「お知らせ」通知の設定変更方法

 

グループページの右上にある「ベル」のマークをクリックします。

その中にある3つ項目を変更することで、通知頻度を変更できます。

  • すべての投稿:メンバーがグループに投稿した際にお知らせを受け取る
  • ハイライト:「いいね!」やコメントが多い投稿、またはフォローメンバーによるグループ投稿がされた場合通知を受け取る
  • オフ:通知されない

 

なお、通常デフォルトでは「すべての投稿」に設定されていますが、グループ参加メンバー数が250名以上の場合、ハイライトに設定されます。

 

2)参加グループの投稿をニュースフィードに表示させない設定

 

グループページ右上の「フォルダマーク」をクリックするとグループのフォローをやめることができます。

フォローをやめると、あなたのニュースフィーフィードに設定変更したグループへの投稿が表示されなくなります。

 

8.グループページ カバー写真の編集・設定方法

コミュニティ管理者・グループ管理者は、グループページ上部に表示されるカバー写真の変更ができます。

 

 

グループページのカバー写真内右上の「カバー写真を変更」「カバー写真をアップロード」で変更したい画像をアップロードしましょう。

なお、Workplaceが推奨するカバー写真のサイズは2,048 x 650ピクセルです。