23.イベント機能

1.はじめに

この記事では、「イベント」機能に関する利用方法を解説します。

 

社内SNS『Workplace』は、個人向けSNS「Facebook」と似た機能・デザインによるUI/UXが大きな特徴のひとつですが、イベント機能はFacebookにも備わっているポピュラーな機能のひとつです。

 

社内行事からちょっとした打ち合わせにも利用できる便利な機能です。ぜひご覧ください。

 

 

2.イベント機能とは

イベント機能には、コミュニティメンバーによる集まり・会合の運営に利用できる便利な機能が備わっています。以下は、その一例です。

  • 概要を記したイベントページの作成
  • 参加者の招待機能
  • 出欠者それぞれの一覧表示
  • 追加事項の通達

 

このイベント、企業内の活動におけるさまざまなケースに利用できます。

例えば、業務上のミーティング・会議の設定から、歓送迎会や部活動といったラフな集まり、社員旅行・健康診断といった福利厚生に関する催しなど幅広く応用できます。

 

3.イベント作成方法

イベント作成の手順は次のとおりです。

 

ホーム画面左端「イベント」からイベント画面に移動したら、「 + イベントを作成 ▼」を選択します。

イベントのプライバシー設定を「非公開」または「公開」どちらかを選択すると、次の画面がポップアップで表示されます。

 

イベント作成ページでは、つぎの項目を設定・入力できます。

 

1)プライバシー設定「非公開」または「公開イベント」の選択

前画面で選択した、イベントのプライバシー設定を再度見直すことができます。

  • 公開イベント:コミュニティ内のすべてのメンバーが確認でき、イベントページのシェアも可能です
  • 非公開イベント:イベント主催者や他参加者から招待されたメンバーのみイベント詳細を確認することができます。非公開イベントの場合、イベントへの招待者・参加者などの関係者以外に表示されることはありません

 

2)イベント写真またはイベント動画

プロフィール画面におけるカバー写真に該当する位置に設定する画像・動画を選択します

 

3)イベント名

イベントタイトルを、最大64文字まで設定できます

 

4)場所

イベント開催場所を入力しましょう。住所または施設名などによっては検索候補が表示される場合があります。

 

5)日時

開催日時を入力しましょう。終了時刻や期間が決定している場合、終了時間を追加することも可能です。

 

6)詳細

イベント内容の説明文として表示されます。

 

7)ゲストによる同僚の招待を許可する

チェックすると、イベント主催者だけでなくイベントに招待したメンバーにもイベント招待権限を付与できます。

 

8)招待者リストを表示する

イベント招待者のリストを表示します

 

9)その他のイベント作成パターン

上記は基本的なイベント作成方法ですが、そのほかにも次のイベント作成手順があります。

 

【 過去のイベントをコピーする定期イベント作成方法 】

過去に作成・実施されたイベントをコピーすることで、簡単に同じ内容のイベントを作成できます。定期開催するイベントの場合、手間がはぶけて便利です。

  1. イベント画面から任意のイベントを選択
  2. イベントページ内の「・・・」から『 イベントを複製』を選択
  3. イベントのプライバシー設定・カバー写真または動画・イベント名・日程・詳細などの各情報を追記・変更し、作成を選択

 

【 グループ向けイベントの作成方法 】

自身が参加しているグループ内でイベントを企画する場合、グループページから簡単にイベントを作成できます。

グループページからイベント作成を行うと、通常のイベント作成と異なり、招待者のメンバー設定をすることなくグループメンバー宛てに招待を行えるのがメリットです。

 

  1. グループページのグループ名下の『イベント』タブを選択(見つからない場合は、「その他」タブを選択すると表示されます)
  2. 「 + イベントを作成」を選択
  3. イベント作成画面にて、イベントタイトル・日程など概要を入力
  4. イベント作成画面下『[グループ名]のメンバー全員を招待』にチェックし、「作成」を選択

 

なお、この手順で作成されたイベントのプライバシー設定は、グループのプライバシー設定と同じものになります。

例えば、公開グループがグループ向けイベントを作成すれば、プライバシー設定は「公開イベント」になります。

 

また、特定のテーマに沿ったメンバーの集まりであるグループによるイベントという性質上、この手順により作成したイベントのみ、以下の『開催頻度』を設定できます。

  1. 1回のみ
  2. 毎日
  3. 毎週
  4. カスタム(カレンダーから開催日を複数選択可能)

 

関連して、「グループ機能の解説」と「グループ管理者権限の解説」の記事もご覧ください。

 

 

4.「イベント主催者」権限について

イベント作成者は自動的に、「イベント主催者」という権限が設定されます。イベント主催者権限で行えることは次の2つです。

 

4-1.イベント主催者ができること:共同主催者の追加

主催者は1名のみでなく、複数名設定することが可能です。共同主催者の設定方法は次のとおりです。

  • 該当のイベントページ右上「編集する」を選択
  • 『共同主催者』欄から任意のメンバーを検索・追加し、「保存」を選択
  • 任意のメンバー宛てに通知されるイベントリクエストに「興味あり」または「参加予定」とメンバーが回答すると、『共同主催者』に設定されます

 

2)イベント主催者ができること:イベント招待と概要の編集

イベント主催者はイベント作成後に、イベント参加者の追加招待やイベントの概要・詳細の編集ができます。それぞれの手順は次のとおりです。

 

【 イベントに追加招待する方法 】

作成したイベントページ内の「招待」を選択すると、メンバーが一覧表示されます。

参加してほしいメンバーを選択後、『招待を送信』をクリックしましょう。

 

【 作成したイベント概要を編集する方法 】

作成したイベントページ内の「編集する」を選択すると、イベント作成時と同様の項目が表示されます。イベントページのカバー写真または動画・イベント名・場所・日程・詳細などを編集可能です。

 

5.イベント参加者を募集するシェア方法

次の手順により、グループへのイベント情報をシェアしたり、メッセージに添付して送信することができます。

ただし、プライバシー設定が「非公開イベント」の場合は、招待されたメンバーしか確認できません。

  • 左サイドバーの「イベント」を選択
  • 任意のイベントを選択
  • 該当イベントページのURLをコピーし、投稿やメッセージにペーストし送信

 

6.他社サービスにイベント情報をエクスポートする方法

作成したイベント概要・情報を、Workplaceから外部カレンダーサービスへエクスポートすることが可能です。

エクスポート可能なサービス例として、Apple iCal・Microsoft Outlook・Googleカレンダーなどが挙げられます。

 

エクスポートの手順がつぎの内容によって異なります。

  • 現在予定されているすべてのイベントをエクスポートする
  • イベントを個別にエクスポートする

 

 1)予定されているイベントをすべてエクスポートする方法

 

 

左サイドバー内の「イベント」からイベント画面に移動し、画面右上付近の「近日予定のイベント」を選択します。

指示にしたがい外部カレンダーへイベント情報を登録します

 

2)予定されているイベントを個別にエクスポートする方法

左サイドバー内の「イベント」からイベント画面に移動し、エクスポートするイベントページを選択します。

 

該当のイベントページ内の「・・・」から『イベントをエクスポート』を選択します。

 

「カレンダーに保存」のほか、イベント概要をWorkplaceに登録されているアドレス宛てに送る「メールで送信」どちらかを選択できます

 

7.イベントの「お知らせ設定」変更方法

次の手順から、イベント個別にお知らせ条件を調整できます。

 

活発にコミュニティでイベント機能が利用され、あなた自身も多くのイベントに招待をうけたり参加していると、イベントページ内の投稿などで多くの通知が届き、煩わしく感じてしまうかもしれません。

 

そういった場合に、お知らせ通知の設定を変更しましょう。

 

イベントページ内「・・・」をクリックし、表示された項目『お知らせの設定』を選択します。

 

上記画像の設定画面で、次の4種類の通知設定から選ぶことができます。

  • すべてのお知らせ:イベントページに投稿があった場合にすべて通知
  • ハイライト:メンバーや主催者による投稿があった場合に通知
  • 主催者からのアップデートのみ:イベント主催者による投稿があった場合に通知
  • オフ:このイベントからの通知をすべてオフ

 

なお、自分で主催している非公開イベントやグループイベントのお知らせ設定を変更することはできません。