19.チャット機能

1.はじめに

Workplaceで利用頻度が高い2つ機能といえば、グループ機能とチャット機能でないでしょうか?どちらも、従来のメールのように業務を行うなかで日常的に使う機能になります。

 

この記事では、なかでもメンバーに個別に連絡をとる際に利用する「チャット機能」(正式名称「Workplaceチャット」)に関して解説します。

テキスト以外にも送ることができる情報や、細かな設定なども解説していますので、是非ご覧ください。

 

なお、本記事の画像キャプチャや操作手順などは、パソコンのWebブラウザ上のものになります。モバイルまたはアプリでは一部表示箇所やアイコンなどに若干異なる場合がありますのでご注意ください。

 

 

2.Workplaceチャットとグループの違い

メンバーと情報共有できるという意味では、「チャット機能」のメッセージ送信と、「グループ機能」の投稿は共通していますが、次の点が異なります。

  • 検索結果に表示されない  → チャットテキストは検索結果に反映されません
  • 他メンバーに閲覧されない → チャットに関する情報(チャット相手やメッセージ内容)はニュースフィード含めいずれにも表示されず、他のメンバーに閲覧・確認されることはありません

 

以上の点から、チャット内のコミュニケーションは非公開で、閲覧・拡散されません。プレミアムプランの管理者権限を持つメンバーも同様です。

 

他のメンバーに共有したくない・する必要のないちょっとした話をする場合は、チャット機能が適しているでしょう。

 

 

3.Workplace チャット機能 利用の流れ

チャット機能の利用は次の流れであり、とてもシンプルに活用できます。

 

 

サイドバー内「チャット」からメンバーを検索するか、もしくは直接メンバーのプロフィール画面に飛んで「チャット」の項目を開けばチャット画面になります。

 

 

これがチャット画面です。

主に画面上部赤枠の音声通話機能・ビデオ通話機能と、画面下赤枠のチャット入力と各種オプション機能を使用します。

 

チャットは1対1のみでなく、複数人を指定してのグループチャットも可能です。グループチャットの参加人数は、自分を含め最大250名まで参加できます。

チャットではテキストをはじめ、以下ご紹介する情報をメッセージとしてメンバーに送信できます。

 

 

4.Workplace チャット機能から送信できる情報の種類

チャット機能では、次の情報をメンバーに伝えることができます。

 

1)テキストの送信

テキストエリア内の「メッセージを入力…」表示箇所から入力した文字を送信できます。

 

2)音声通話・ビデオ通話

チャット画面右上「受話器マーク」「ビデオカメラマーク」は、それぞれ音声通話とビデオ通話の発信ボタンです。

 

なお、パソコンのWebブラウザとWorkplaceデスクトップアプリからビデオ通話する場合、カメラ映像だけでなく画面共有機能の利用も可能です。

 

カメラ映像内の中央下の「テレビマーク」を選択すると画面が分割し、パソコン上で表示している他のWebページ・アプリケーションのキャプチャを表示できます。ファイルやWebページリンクの共有に躊躇する機密性の高い情報を閲覧する場合などに便利です。

 

3)各種ファイルの添付

テキストエリア下にあるクリップマークと、その右隣のファイルマーク、どちらからもデバイス内のファイルを添付・追加することができます。それぞれ特に機能は変わりません。

 

なお、アップロード可能なファイルのサイズは最大100MBまでと条件が決まっています。

 

4)リアクションメッセージ

感情を簡単にレスポンスするために便利なのが、次の各リアクションメッセージボタンです。

 

テキストエリア内の赤線で囲ったマークの左から順に、以下4種類に分けられています。

  • ステッカー(スタンプ)
  • GIF
  • 絵文字
  • いいね!マーク

 

テキスト入力することなくワンクリックで感情を伝えられる利便性と、フランクさが感じられるイラストやアニメーションを利用することで、より円滑なコミュニケーションの構築にひと役買ってくれます。

 

5)音声クリップ

固定電話・携帯電話の留守番電話サービスによる伝言メッセージと同じく、音声によるメッセージを送信できます。

マイクマークを選択すると、音声録音が開始されます。なお、モバイルアプリでは最大1分まで録音可能です。

 

6)デバイスカメラによる動画・写真撮影データの送信

 

カメラマークを選択すると、パソコンまたはモバイル機器内蔵のカメラにアクセスし写真・動画の撮影を行い、データを直接チャットメッセージとしてアップロードできます。

 

5.チャットページの画面構成

チャットページは、2つのエリアに分かれています。

左のサイドバーと中央のメッセージエリアです。

 

1)サイドバー

これまでチャットの送受信をしたメンバーとのスレッド(チャット履歴)が、時系列で最新のものが上から順にリスト表示されます。

 

なお、サイドバー内の「チャット」を選択すると、次の項目が表示します。

 

受診箱の確認や未読チャットの確認等が行えます。

 

 

さらに一番下の「設定」を選択すると、上記の画面が表示されオンライン表示や通知に関する設定が行えます。

 

「オンラインのステータス」「オンライン状態を表示する」では、オンライン表示の切り替えが可能です。

 

デフォルトではオンラインに設定されていますが、オフラインに切り替えると以下の変化が起こります。

 

  • Workplaceアクセス中も、オンラインステータスを表示する緑の点が確認できなくなる
  • メッセージ受信時に表示される、画面右下のチャットウィンドウが表示されなくなる
  • 画面右下のチャットウィンドウから、オンライン中のメンバーを確認できなくなる

 

オフライン設定中もメンバーからのメッセージはメッセージ受信箱に自動的に入り、あとで読むことができます。

 

「お知らせ管理を設定」ではチャットやタイムライン投稿などworkplace内のアクションに対して通知を行うかどうかの設定が可能です。

 

「絵文字」は絵文字の表示を変えることができます。

 

 

またサイドバー内に表示されているメンバーのアイコン右にある「・・・」をクリックすることで各種設定が可能です。

 

 

・「クイックチャットを開く」

画面右に小さなクイックチャットを開くことができます。

 

・「固定」

チャットメンバーを固定することができます。

 

・「ミュート」

指定時間を設定すると、指定時間内にかぎり、このスレッドのチャットウィンドウは閉じたままとなり通知が来なくなります。

グループなどへの投稿で@メンションされたものに関しては、メンバーのグループの通知設定やモバイルの通知設定により通知が届きます。

 

・「アーカイブする」

メッセージを一時的に別の場所に移動・保管しておく機能として利用できます。

アーカイブ機能はユーザーそれぞれの使い方で異なりますが、そのひとつとして、スレッドを一度削除すると復元することができないため、残しておきたいスレッドや、今は必要ないが削除してしまうと困るものが「アーカイブする」を利用するものに向いています。

 

・「削除」

履歴と併せてスレッドが削除され、サイドバーのスレッド表示も消えます。

 

・「未読にする」

チャットを未読にできます。

 

2)メッセージエリア

中央のメッセージエリアでは、メンバーとのチャットスレッドが表示されます。

過去のチャットのやりとりはこのエリアですべて確認できます。

 

左にチャット相手のメッセージ、右にあなた自身のメッセージが表示されます。

あなたのメッセージ右脇にチャット相手の小さなアイコンが表示されると、あなたのメッセージを既読した表示になります。

画面上にスクロールするほど過去の履歴に遡り、画面下は時系列において最新の会話となります。

 

間違って送信してしまった場合はメッセージ左の「・・・」から削除することも可能です。

 

 

【その他設定】

チャット右上の「・・・」ではチャット画面に関するカスタマイズや設定が可能です。

【チャットをカスタマイズ】

チャット内の様々な表示を変更することができます。

あくまでチャット内のみの変更で、workplace内の他の場所には適用されません。

 

「ニックネームを編集する」でチャット内のニックネームを変更できます。

自身を含めたスレッド内メンバーのニックネームを編集すると、スレッド内のみ表示が変更されます。

 

「カラーを変更」でチャット内のカラーを変更できます。

変更したカラーはスレッド内の全員に共有されます。

 

「絵文字を変更」で任意の絵文字をクリックすると、メッセージエリア右下にデフォルトである『いいね!』ボタンが、選択した絵文字ボタンへ変更されます。

 

【チャットを固定】

固定したチャットは受信箱トップに常に表示されるようになります。

 

【チャットを非表示にする】

このチャットを非表示にします。

 

【プライバシー設定】

この項目ではチャットをスパムとして報告したり、フィードバックの送信が可能です。

 

【チャットを削除】

チャットを削除します。

 

 

6.チャットメッセージの送信・返信ができない場合の原因

いつもどおりチャットでメッセージを送ろうした際、なぜかエラー表示され利用できない場合、以下を確認してみてください。

 

  • ネット環境に繋がっていない
  • 送信先のメンバーのWorkplaceアカウントが、削除また停止の状態にある
  • グループチャットの参加メンバーが、すでに全員グループチャットから退会している

 

関連して、「Workplaceアカウントの削除と停止」の詳細記事もご覧ください。