25.会社間グループ

1.はじめに

この記事では、「会社間グループ」機能を解説します。

企業内SNS『Workplace』は、基本的には社内のクローズドな場として組織・企業・団体内のコミュニケーションと情報共有に大きく貢献します。

 

ですが例外として「会社間グループ」機能を使う事で、別企業・別組織の方を加えてグループを作成することができ、会社間でコミュニケーションをとることが可能です。

 

この会社間グループは、workplaceを通して複数の企業とプロジェクト遂行の情報共有や、業務連絡が行えます。今回は会社間グループの作成手順から利用に関する情報を解説します。

 

2.Workplace「会社間グループ」作成方法

会社間グループは、次の手順にて簡単に作成することができます。

 

Workplaceのページ左にある「グループの作成」を選択し、次に「グループタイプ」の「会社間」を選択します。

 

グループタイプを選択したら次にグループ名を入力し、プライバシー設定「非公開」「秘密」のどちらかを選択します。

 

プライバシー設定の「非公開」と「秘密」ですが、まずどちらも『グループに投稿された内容はグループ参加メンバー以外閲覧できない』という点は共通しています。

 

大きな違いは「非公開」の場合、会社間グループ参加メンバーと同じ所属コミュニティに該当する方は誰でも、グループ名とグループ参加メンバーを検索で確認できます。

一方、「秘密」の場合、秘密のグループに参加していないメンバーは、秘密のグループメンバーの情報を一切確認することができません。

 

グループの性質に適したプライバシー設定を選択しましょう。
(会社間グループ作成後、プライバシー設定は変更可能です)

 

つづいて、会社間グループに招待する方の情報を入力します。

あなたと同じコミュニティ内のメンバーであれば名前検索を、外部の方であればメールアドレスを入力しましょう。

 

会社間グループに招待した方には、Workplaceと登録メールアドレス宛てに招待通知が送られます。

「グループに参加」を承認すれば、招待者も会社間グループに加わります。

 

 

これで会社間グループの作成が完了しました。

 

続いて、会社間グループに関する情報を挙げていきます。
会社間グループを立ち上げた方、立ち上げる予定のある方は是非ご覧ください。

 

 

1)会社間グループのプライバシー設定「秘密」「非公開」の変更方法

会社間グループ作成時にプライバシー設定を選択しますが、グループ運用中の事情により設定変更を希望する場合もあるかと思います。

 

その際は、会社間グループのグループ管理者が次の手順で設定を変更できます。

  • 会社間グループページ右上の「・・・」を選択し「管理オプション」を選択
  • 「グループ設定」をクリック
  • 『プライバシー』項目の「プライバシー設定を変更」をクリックし、設定を変更

以上の手順で「秘密」と「非公開」を切り替えることができます。

 

2)会社間グループの利用(作成・参加)を制限する方法

本項目の対象は、プレミアムプランを利用するコミュニティのみとなります。

 

コミュニティ管理者は、workplaceサポートに会社間グループの利用制限を依頼することが可能です。

  • 会社間グループの作成をコミュニティ管理者のみに制限
  • コミュニティメンバーを社外の会社間グループに参加できないように制限

制限を希望する場合は、ヘッダー左にある「?」マークから『Workplaceサポートへのお問い合わせ』をクリックし、サポートへ希望する制限を申請してください。

 

他企業への情報漏洩など、セキュリティリスクがある場合、この「会社間グループ機能の制限」を申請しておきましょう。

 

3)通常のグループから会社間グループへの変更

すでに利用・運用している通常のグループを、途中から会社間グループに変更することはできません。また逆に、会社間グループを通常のグループへと変更することもできません。

 

運用方法が変更になった場合は、新しくグループを立ち上げて再度招待を行って下さい。

 

3.会社間グループへの招待方法

会社間グループは、無料の「スタンダード」プランと有料の「プレミアム」プランどちらのコミュニティメンバーも、参加が可能です。

また、Workplaceを使っていない人も参加することができます。

 

会社間グループ作成後、新たなメンバーを招待する方法は次の手順になります。会社間グループのメンバーは誰でも招待を出すことが可能です。

 

  • 会社間グループページの「メンバー」を選択
  • 「メンバーを見つけて追加します」または「インポート」を選択

 

「メンバーを見つけて追加します」では、個別にメンバー招待が可能です。

  • 自身のWorkplaceコミュニティメンバー → 名前検索
  • 外部組織や別Workplaceコミュニティメンバー → メールアドレス入力

 

「インポート」ではCSVテンプレートを使って一度に大勢のメンバーに対して招待を出すことが可能です。

  • インポートをクリックし、CSVファイルをダウンロード
  • CSVファイルに招待したいメンバーのメールアドレスをすべて入力
  • インポートのアップロードからCSVファイルをアップロードする

以上の手順で招待ができます。

 

Workplaceを使っていない人が参加した場合は、無料利用の「Workplaceスタンダード」プランでアカウントが作成・登録されます。招待を受ける側は事前にWorkplaceアカウントを作成する必要も、課金の心配をする必要もありません。

 

1)会社間グループ参加時にグループ管理者の承認をなくす方法

デフォルトでは招待されたメンバーが会社間グループに参加する場合、管理者またはモデレータが最終的な承認を行うことで参加できる設定になっています。

 

グループ管理権限がないメンバーが招待した場合、招待された側がグループ参加を選択しても、管理者またはモデレーターが承認するまではグループに参加できません。

 

これらの手順を省略し、承認の必要なく誰でもグループメンバーになれるようにするためには、グループ管理者が次の手順で設定変更を行う必要があります。

 

  • 会社間グループページ右上の「・・・」を選択し「管理オプション」を選択
  • 「グループ設定」をクリック
  • 『メンバー承認』の「グループのメンバー全員」ボタンにチェックし、保存

 

これで管理者及びモデレーターの承認なくメンバーをグループに参加させることができます。

 

2)会社間グループ内のメンバーが、どの組織に所属しているのかを判別する方法

会社間グループのなかで、つぎの位置を確認すると、他企業から参加しているメンバーが所属する企業名が表示されます。(自身と同じWorkplaceコミュニティの参加メンバーには表示されません)。

  • 会社間グループページの「メンバー」タブから参加メンバーを一覧表示した場合
  • 会社間グループページ内の投稿コンテンツの投稿者名を確認

 

グループメンバーの名前にマウスポインタを重ねると、その人が所属する企業名が表示されます。

 

【 会社間グループに参加できるメンバー数とメンバーが所属するWorkplaceコミュニティ数の限度 】

ひとつの会社間グループに参加できるメンバー数、そしてメンバーが所属するWorkplaceコミュニティ数に規定はありません。限度なく、複数の企業から何名でも会社間グループに招待・参加が可能です。

 

【 「企業間グループ」に参加しても、他企業のWorkplaceコンテンツは見えない 】

会社間グループに加わっても、会社間グループのメンバーが他のWorkplaceコミュニティに投稿されたコンテンツを見ることは一切できません。

 

例えば、あなたがA企業のWorkplaceコミュニティのメンバーで、B企業との「A・B会社間グループ」に参加しても、B企業のコミュニティ内の投稿を目にすることはありません。

 

同じ会社間グループに参加している他企業のメンバーに自身のコミュニティのコンテンツを見られたり、逆に他企業のコミュニティのコンテンツが見えてしまうことはありません。

 

他企業同士はあくまでも参加している会社間グループ内でのみ、情報共有や閲覧を行えるようになっています。

 

4.会社間グループの「グループ管理者」が持つ権限

グループ管理者は、以下の権限が付与されています。

  • 投稿、コメントなどコンテンツの削除
  • 投稿の承認または却下
  • グループメンバーの追加と削除
  • グループへのメンバーリクエストの承認または却下
  • メンバーをグループ管理者またはモデレータへの変更と削除
  • グループ設定の管理
  • グループの削除

また、グループに参加しているメンバーが所属するコミュニティのコミュニティ管理者にも同様の権限が付与されています。

 

より詳細な内容は、「グループ管理者の権限」の解説記事をご覧ください。

 

5.会社間グループの削除方法

会社間グループを削除するには、「管理者を含む全メンバーの退会」が必要になります。

以下の手順に従って管理者含む全メンバーを削除してください。

 

4-1.管理者以外の全メンバーの退会

まずは、管理者以外のメンバーを退会、もしくは削除します。

管理者以外のメンバーがグループを退会する方法は次の手順になります。

  • グループページ「メンバー」をクリックすると自分を含むグループ参加者が表示されます
  • 自分のアイコン右にある「・・・」をクリック
  • 「グループを退会」を選択

 

このほか、以下の手順で管理者がメンバーを削除することもできます。

  • グループページ「メンバー」をクリックするとグループ参加者が一覧で表示されます
  • 削除したいメンバーのアイコン右にある「・・・」をクリック
  • 「グループから削除する」を選択

 

4-2グループ管理者の退会

管理者以外の全メンバーをグループから削除し、最後に残った管理者自身もグループを退会することで会社間グループが削除されます。

  • グループページ「メンバー」をクリック
  • 自分のアイコンの横にある「・・・」をクリック
  • 「グループを退会」を選択

これで会社間グループは削除されます。

 

6.会社間グループに投稿されたコンテンツデータの所有者

会社間グループ内のコンテンツデータの所有者は、各メンバー自身になります。

 

会社間グループ内のデータの所有権(情報の帰属、情報の取り扱いを決定できる権利)は、メンバーの同意のもとで自由に決定できます。