13.検索機能

はじめに

この記事では、Workplaceの検索機能について解説します。

 

社内SNS『Workplace』は組織の情報共有を円滑に進めることに貢献します。そのなかで活用したい機能が、検索機能です。

検索機能は、Workplaceの各画面(ホーム画面、プロフィール画面、グループ画面、チャット画面、モバイルアプリの各画面)の最上部に設置されている「検索バー」から利用できます。

 

Workplace検索バーの位置画像

検索機能を利用することで、Workplace内に蓄積されているあらゆる情報のなかから探したい情報を簡単に見つけることが可能です。

 

多くのメンバーやグループが活発にWorkplaceを利用している場合、投稿されたコンテンツをニュースフィードやグループ画面においてスクロールで遡ることが非効率となる場合も増えてきます。検索機能を活用し目的の情報を探すようにしましょう。

 

1.Workplaceの検索機能から探せる情報

検索バーから、以下の情報を探すことが可能です。

  • コミュニティに登録されているメンバー
  • グループ
  • 検索ワードに該当する投稿(グループの投稿またコメント、リンク記事タイトルも含む)
  • イベント

 

【 Workplace検索機能の対象外の情報 】

次の2点に関して、検索結果に表示されません。注意してください。

  • PDFやエクセル・ワードなど、投稿した添付ドキュメントのタイトルやファイル内テキスト
  • 自身が参加メンバーでないプライバシー設定「非公開」「秘密」グループ内の投稿・イベント、また一度も参加したことない「秘密」グループ自体

 

2.検索結果の絞り込み方法

検索結果は、次の項目を設定変更することで、よりあなたの目的に適した検索結果とすることができます。

 

2-1.検索結果をカテゴリ別に表示する

Workplace検索機能のカテゴリ画像

検索バーにワードを入力し検索すると、検索バー下に次の項目が表示されます。

  • すべて
  • 投稿
  • 人物
  • グループ
  • イベント
  • 写真
  • ページ

目的のカテゴリが判明している場合、また大量の情報が一覧表示された場合はこの分類タグを利用しましょう。

 

2-2.検索結果を並び替える

Workplace検索機能の時系列変更画像

デフォルトではコメントやリアクションによるエンゲージメントが高いものが上位に表示される「上位検索結果」が選択されていますが、「最近」を選択することで現在に近い時系列に沿った表示になります。

 

検索カテゴリ以外の条件を変更し、検索結果を絞り込むことも可能です。なお、この設定はパソコンからのみ変更ができ、モバイルアプリやモバイルブラウザからは操作できません。

 

2-3.検索結果を投稿者で絞り込む

Workplace検索機能の投稿者絞り込み画像

デフォルトでは「すべて」が選択されていますが、「自分」または特定のコミュニティメンバーを指定する「人を選択」に変更することで、投稿者を限定した検索が可能です。

 

2-3.検索結果をグループ投稿に絞り込む

Workplace検索機能の投稿先絞り込み画像

デフォルトではタイムラインの投稿も含めた「すべてのグループ」を検索対象としていますが、タイムラインを除いた「グループ」と、特定のグループを指定する「グループを選択」へ変更することが可能です。

 

2-4.検索結果を投稿日で絞り込む

Workplace検索機能の投稿日絞り込み画像

デフォルトではコミュニティ開設以降の全期間が対象の「すべての日付」が選択されていますが、特定の年単位(「2018年」「2017年」「2016年」など)か、年と月を指定して絞りこむことも可能です。

 

2-5.検索結果にコメントも適用する

Workplace検索機能のコメント適用画像

「コメント」にチェックすることで、検索対象がコメントも適用範囲となります。