16.プロフィールの設定と編集

1.はじめに

この記事では、Workplaceのプロフィール画面の各項目の概要と設定方法について解説します。

 

「とりあえずアカウントを作ってみたけど、まず何をすればいいの?」

「プロフィールで、よくわからない項目がある」

といった方は、ぜひご覧ください。

 

2.Workplaceのプロフィール画面とは

社内SNS「Workplace」の主要な画面構成のひとつに「プロフィール画面」があります。

 

この画面ではコミュニティメンバーのメールアドレスや電話番号をはじめ、顔写真や社内組織図など、企業内における各種登録情報を確認することができます。

 

プロフィール画面を設定または閲覧することにより、メンバー同士の相互理解につながり、よりコミュニケーションや情報共有が促進します。ぜひ活用してください。

 

1)プロフィール画面へのアクセス方法

プロフィール画面は、「自分自身」と「自分以外のメンバー」と確認できます。

 

【 自身のプロフィール画面へのアクセス方法 】

Workplaceで自分のプロフィール画面へアクセスする方法画像

サイドバー上段にある、自身の登録名を選択すると、プロフィール画面に移動します。

 

Workplaceで自分のプロフィール画面にアクセスする別の方法画像

また、画面右上にある自身の登録名を選択でも、同じくプロフィール画面が表示します。

 

【 メンバーのプロフィール画面へのアクセス方法 】

メンバーのプロフィール画面は、次の方法でアクセス可能です。

  • 画面上部の検索バーから登録名を検索し選択
  • ニュースフィードやタイムラインの投稿・コメント、またWorkplaceチャットのアイコンいずれかを選択

 

2)プロフィール画面から閲覧・設定できる情報

プロフィール画面では、コミュニティメンバー個人の基本情報や組織図といった、まさに企業内におけるプロフィールデータを閲覧することができます。

 

プロフィール画面で確認できる情報は以下の通りです。

  • タイムライン
  • フォロー・フォロワーメンバー
  • プロフィール・カバー写真
  • 名前
  • メールアドレス →  アドレス箇所を選択すると、メールクライアントが起ちあがります
  • 電話番号
  • 勤務地
  • 誕生日
  • 組織図(チーム)
  • 役職
  • 部署
  • マネージャー(上司)
  • 部下
  • 開始日
  • 他の名前:愛称や旧姓など、登録の名前と異なる表記を設定できます
  • 写真
  • 作成したイベント
  • 参加グループ
  • ノート
  • チェックイン

 

プロフィール情報が企業内のWorkplaceコミュニティ管理者に初期設定されている場合もあります。その場合、各項目を編集する前に担当者に問い合わせる必要があるかもしれません。

 

では、次からプロフィール画面内の主要な項目の解説にうつります。

 

3.Workplaceのプロフィール画面「タイムライン」とは

Workplaceのタイムライン解説画像

「タイムライン」とは、メンバーが投稿したコンテンツや、タグ付けされた投稿など、『メンバー自身に関連のある投稿』が時系列順に閲覧される機能です。

 

1)タイムラインへの投稿

タイムラインに投稿すると、そのメンバーをフォローしているメンバーのニュースフィードに反映されます。

例えば、Aさんが自分自身のタイムラインに投稿すると、AさんをフォローしているBさんのニュースフィードに投稿が表示されます。

 

タイムラインへの投稿は、自身のタイムラインだけでなく、メンバーのタイムラインにも投稿ができます。

例えば、AさんがBさんのタイムラインに投稿すると、BさんをフォローしているCさんのニュースフィードにその投稿が表示されます。

 

メンバーのタイムラインへの投稿は、クローズドなチャットとは異なり、オープンなメッセージのやり取りとして情報の提供・提案になります。

 

2)タイムラインへの投稿の制限

「自分のタイムラインに投稿されたくない・投稿できないようにしたい」という場合、自分のプロフィール画面のタイムラインに投稿できる人を、「コミュニティメンバー全員」から「自分のみに制限する」へ設定変更できます。

 

画面右上の歯車マーク(設定ボタン)内の「設定」、またはプロフィール画面カバー写真内「・・・」の「タイムライン設定」を選択します。

 

Workplaceでタイムラインに投稿できる人の制限設定画面画像

項目「タイムライン」右端の「編集する」を選択し『自分のみ』に変更すれば設定が変更します。

 

3)タイムラインの「投稿のプライバシー設定」の変更方法

自分のタイムラインへの自分自身の投稿を、他のメンバーに閲覧できない「自分のみ」に設定できます(デフォルトの設定では、タイムラインへの投稿はコミュニティメンバー全員が閲覧可能になっています)。

 

投稿のプライバシー設定を「自分のみ」にすると、どのような状況下でも自身のみしか閲覧できません。

 

「自分のみ」が閲覧できる設定変更は、次の手順にて行います。

 

【 投稿時に設定する 】

Workplaceのタイムラインへの投稿を閲覧制限する方法画像

タイムラインの投稿画面で、該当の「この投稿のプライバシー設定」を「自分のみ」に変更してから投稿します。。

 

【 投稿後に変更する 】

投稿後の設定は、タイムライン上の各投稿の右上にある「・・・」より『タイムラインに表示しない』を選択しましょう。

 

4.Workplaceのプロフィール画面「フォロー・フォロワーメンバー」とは

Workplaceには「フォロー」という機能があります。フォロー機能とは、特定のメンバーをフォローすることで、あなたのニュースフィードにフォローしたメンバーの投稿が表示されるようになります(「ニュースフィードの詳細」解説記事も、あわせてご覧ください)。

 

あなたのニュースフィードに表示される投稿は、すべてのメンバーのすべての投稿が表示されるのでなく、つぎの4つの要素を含めたWorkplace内部のアルゴリズムに基づいて決まります。

  • 参加しているグループ
  • フォローしている人
  • 写真や動画などの記事のタイプ
  • 記事の「いいね!」やコメントの数

特定のメンバーの投稿を継続的にチェックする際はフォローすると良いでしょう(フォローしていなくても、あなたのニュースフィードに特定のメンバーの投稿が表示される場合もあります)。

 

なお、プライバシー設定が「非公開」または「秘密」グループへの投稿は、同グループのメンバーのみ表示されます。

 

1)フォロー設定方法

Workplaceのフォローする方法画像

メンバーのプロフィール画面トップの右側にある「フォローする」を選択するとフォローが開始され『フォロー中』と表示が変更します。

 

なお、フォロー後に同じ箇所をクリックすると、次の3つの選択肢が表示されます。

  • トップに表示 → 投稿のたび、あなたのニュースフィードのトップに表示されます。
  • デフォルト → ニュースフィード上に投稿が表示される通常の状態です。
  • フォローをやめる → フォローが解除されます。

 

2)フォロー・フォロワーメンバーの一覧確認とフォロー解除方法

プロフィール画面「フォロワー」タブ内の『フォロー中』を選択すると、現在あなたがフォローしているメンバーが一覧表示されます。

 

表示内の「フォロー中」を選択することで、フォロー解除ができます。

 

5.Workplaceのプロフィール画面「写真」とは

プロフィール画面上部の「写真」タブを選択すると、あなたがこれまでにグループやタイムラインに添付投稿した写真データ、また作成・寄稿したアルバムが表示されます。

 

なお、1つのアルバム作成には、

  • 写真の枚数 1,000枚まで
  • 容量 15MB未満

と上限があります。

 

6.Workplaceのプロフィール画面「ノート」とは

プロフィール画面上部の「その他」タブから「ノート」を選択すると、これまで作成したノートの一覧ページが表示されます。

 

ノートとは、「簡易版Word」とも表現できるワープロ機能です。表示されたノートエリアにペライチの資料やメモを作成・編集することができます。

 

テキスト入力では、見出しタグ・引用タグ・段落タグ・箇条書きのリストタグなどが用意されており、表示変更が可能です。そのほか画像貼付や、Youtube・Facebook・Instagramからの埋め込み設定も対応しています。ノート作成後に公開すると、自身のタイムラインに投稿されます。

 

タイムラインより「シェアする」を選択すると、以下からシェアする範囲を選択できます。

  • タイムラインでシェア
  • グループでシェア
  • イベントでシェア
  • プライベートメッセージでシェア

 

また、ノートURLをコピーし、目的の投稿先に貼り付けることでも該当のノートをシェアすることができます。

 

7.Workplaceプロフィール画面の「組織図(チーム)」の設定方法

プロフィール画面の「組織図」を設定すると、「部署はどこか?」「直属の上司・部下は誰か?」という情報が一目でわかるようになります。

 

組織図を確認することで、組織内におけるポジション・関係性が理解でき、よりよいコミュニケーションや情報共有の促進につながります。アカウント登録後、設定するようにしましょう。

 

1)組織図の設定方法

プロフィール画面上部の「基本データ」タブを選択します。

Workplaceのプロフィールのマネージャと部下画像

人事情報エリアの「マネージャ」「部下」を『編集する』から組織図への追加設定を行います(なお、コミュニティ管理者により制限設定がされ、自身で組織図の編集が行えない場合もあります)。

 

2)組織図の確認方法

プロフィール画面のカバー写真内「組織図を表示」か、プロフィール画面左サイドバー「組織図」を選択すると組織図ページが表示されます。

 

Workplaceの組織図確認画像

画面中央の本人に対して、下に表示されるメンバーが「直属の部下」、上に表示されるメンバは「直属の上司」になります。

組織図ページ内の検索バーより任意のメンバーを検索すると、そのメンバーの上司と部下の表示に移ります。

 

8.Workplaceプロフィール画面の「プロフィール写真とカバー写真」

Workplaceのプロフィールとカバー写真の説明画像

プロフィール画面トップに表示される画像が、それぞれ「プロフィール写真」「カバー写真」です。

メンバーが実際の顔を認識するため、またパーソナライズのため、アカウント登録後は設定することをオススメします。それぞれ該当箇所を選択すると、設定・変更を行えます。

 

プロフィール写真・カバー写真とも、メンバーは誰でも閲覧することができます。それを留意し画像設定をしましょう。

 

なお、カバー写真の画像サイズは、幅720ピクセル以上の必要があります。