3.導入効果

1はじめに

Workplaceの最大の特徴は、世界最大の個人向けSNS「Facebook」のデザイン・機能をベースに開発されていることです。その「Facebook」に類似したSNSを社内ツールとして導入することが、どのような効果やメリットをもたらすのか、導入前は想像しづらいかもしれません。
ここでは、Workplace by Facebook の導入により期待できる4つの効果をご説明します。

2.導入により期待できる4つの効果

Workplaceを使うことのメリットとして、次の4つを挙げることができます。

1)脱メールによるコミュニケーション時間の短縮
2)効率的な情報の共有と保管
3)社員間の交流促進による親睦度の向上
4)ディスカッションとアイディア創発の機会増加

1)脱メールによる時間短縮

社内連絡の大部分がメールという企業は多いかと思います。
ここで、これまで連絡に利用していた「Eメール」から、Workplaceの「チャット」「グループ」機能へと変えることで、大幅な時間の節約が可能となります。

FacebookメッセージやLINE等を活用している方にとっては当たり前のことですが

メール送受信時の一連の操作手順として

[送信]
①メールクライアントの起動
②個別の宛先設定
③件名入力
④挨拶文から始まる本文の入力
⑤送信

[受信]
⑥各受信ボックスの開閉
⑦メールの分類作業

が必要となり、メール返信時にも、上記の作業が繰り返されます。
これに比べて、Workplaceを用いた社員同士の連絡は

[送信]
①アプリの起動
②相手の選択
③本文入力
④送信

[受信]
①アプリを起動
というように、シンプルな形式で送受信がおこなわれ、返信時には本文を短文で返信することが可能です。

2)効率的な情報の共有と保管

メールの情報は送受信者同士でのみ共有され、部門全体や部門を横断した情報共有をおこなうことは困難です。
それに対してWorkplaceでは、グループ投稿機能を用いて情報共有をおこなうことができます。
グループに投稿された情報は、プライバシー設定がされない限りすべて検索と閲覧が可能です。
また、プライバシー設定されている「非公開」「秘密」のグループでも、参加すれば現在までのグループ内の投稿・コメントを閲覧可能になります。

また検索機能を活用すると、例えば業務に問題が発生した場合もプロセスを時間軸で追跡でき、速やかな原因究明に繋がります。
メール送信よりも心理的ハードルの低いコメント投稿などを通じて、社内の暗黙知的な知識・情報が表に出てくる機会の増加に繋がる可能性も高まります。Workplaceはただの情報ツールとしてでなく、様々な情報が集約・蓄積・保管される機能も兼ねています。

「グループ機能」の詳細記事もあわせてご覧ください。

3)社員間の交流促進による親睦度の向上

Workplaceでは、プロフィールページの基本情報に顔写真のほか、役職・上司・部下といった人事情報が設定可能なため、部署間を超えての質問やアドバイスもメールと比べて格段におこないやすいと言えます。

また、グループ機能では業務だけでなく趣味や特定のテーマに沿ったグループを数多く作成でき、イベント機能により社内の懇親会や部活動の企画・運営も簡単にできるため、親睦を深める交流の場や機会を多く作りだせます。

「イベント機能」解説記事もご覧ください。

 

4)ディスカッションとアイディア創発の機会上昇

ディスカッションとアイディア創発の機会上昇
上記1)~3)により、メールと比較して社員間のコミュニケーションが向上し業務効率だけでなく
アイディア創発の機会の増加が期待できます。

3.Workplaceを使用した感想

弊社は少人数の会社であるため、コミュニケーションが活発になることのメリットが
大きいものとは言えませんが、それでも次のメリットが得られるだけでも導入効果は大きかったと考えています。

・上記の記事と同様に、社員同士のメールがなくなった
・写真やニュース記事の共有が活発におこなわれている
・社員同士の通話はビデオチャットでおこなわれるため電話代が大幅に削減された