2.メリット・導入効果と浸透方法

はじめに

この記事では、社内SNS『Workplace by Facebook』の導入と活用から期待できる4つの効果と、組織への導入方法例をご紹介します。

 

Workplaceの大きな特徴は、同じ運営元のFacebook, Inc.が提供する世界最大の個人向けSNS「Facebook」のデザイン・機能をベースにしたサービスだということです。

 

個人向けの「Facebook」に類似したSNSを社内ツールに導入することで、どのような効果・メリットが起きるのか、導入前の段階では少し想像しづらいかもしれません。

 

「社内SNSって、なんか面倒くさそう」

「新しいツールが増えるのに、ちょっと抵抗感があるんだよなぁ」

と感じている方は、ぜひご覧ください。

 

1.Workplace利用のメリット・効果

Workplaceを使うことのメリットとして、以下の4つを代表例に挙げることができます。

  1. 脱メールによる時間短縮
  2. 効率的な情報の共有と保管
  3. 社員間の交流促進による親睦度の向上
  4. ディスカッションとアイディア創発の機会上昇

 

1-1.脱メールによる時間短縮

社内連絡方法の大部分はメールという企業が多いかと思います。しかし、これまで連絡に利用していた「Eメール」から、Workplaceの「チャット」「グループ」機能へと変えることで、大幅な時間の節約が可能となります。

 

メール作業には、一連の操作手順として、

  • メールクライアントの起動
  • 個別の宛先設定
  • 各受信ボックスの開閉
  • メールの分類作業

などが必要です。これらをシンプルに、スピーディーに行うことができます。

 

1-2.効率的な情報の共有と保管

基本的にメールの情報は送受信者同士のなかでのみ共有されるもので、部門または世代間で止まりがちです。そのため、横断的な情報共有がされにくい面があります。

 

対して、Workplaceのグループ機能に投稿された内容は、プライバシー設定がされない限りすべて検索と閲覧が可能です。

プライバシー設定されている「非公開」「秘密」のグループでも、参加すれば現在までのグループ内の投稿・コメントを閲覧可能になります。

 

また検索機能を活用すると、例えば業務に問題が発生した場合もプロセスを時間軸で追跡でき、速やかな原因究明に繋がります。

 

メール送信よりも心理的ハードルの低いコメント投稿などを通じて、社内の暗黙知的な知識・情報が表に出てくる機会の増加に繋がる可能性も高まり、Workplaceはただの情報ツールとしてでなく、様々な情報が集約・蓄積・保管される機能も兼ねます。

 

「グループ機能」の詳細記事もあわせてご覧ください。

 

1-3.社員間の交流促進による親睦度の向上

Workplaceでは、プロフィールページの基本情報に顔写真のほか、役職・上司・部下といった人事情報が設定可能なため、部署間を超えての質問やアドバイスもメールと比べて格段にしやすくなります。

 

またグループ機能では業務だけでなく趣味や特定のテーマに沿ったグループを数多く作成でき、イベント機能により社内の懇親会や部活動の企画・運営も簡単にできるため、親睦を深める交流の場や機会を多く作りだせます。

 

「イベント機能」解説記事もご覧ください。

 

1-4.ディスカッションとアイディア創発の機会上昇

上記1~3の要素により、メールと比較して社員間のコミュニケーションと業務効率の向上が期待できます。

 

そのため、新たな業務改善案や新規事業案、問題提起へ繋がる活発なディスカッションが生まれ、より生産性を高める『場』となりえます。

 

2.Workplace導入後の社内への浸透方法

続いては、社内でWorkplaceを浸透させるためには実際どのような導入手法があるかご紹介します。

 

先にWorkplace導入により期待される効果・メリットを挙げてきましたが、これはあくまでも社内の一定数のメンバーが日常的に利用することでもたらされる価値です。

 

しかし、組織によっては、導入しても『便利なものだから、自然と利用・活用されていく』という趣きが起こりづらい場合もあります。

 

既存ツールの存在や、新しい業務ツールの導入プロセスが確立していないなど、企業規模や社風など様々な要因が理由にあると思いますが、浸透させるための手法の参考にしてください。

 

2-1.スモールスタート

プロジェクトチームのメンバーなど一部の社員に導入する「スモールスタート」という方法があります。

 

Workplaceは簡単に利用者を追加していくことが可能であり、また有料のプレミアムプランも90日間の無料利用期間が設けられています。そのため、必ずしも全社で一斉展開する必要はありません。

スモールスタートに参加させるメンバーは、社内SNS導入に興味・関心を持つメンバーはもちろん、多種多様な部門から選抜し参加させましょう。

各部門メンバーにより部門間での交流をテストし使用感のコメントを集めるといったことが可能です。

 

そのほか、例えばSNSサービス「mixi」初期のように、既存メンバーからの招待制でテストする方法もあります。

招待制にすることで招待者がWorkplaceの魅力や使い方を説明するので、導入をとりまとめるチームや部門からアカウントが作成され利用を促されるよりも異なる浸透具合となりえます。

 

Workplace管理者や導入チームの共通認識として「Workplaceを使うと何がどう変わるか」を理解し、全社導入以前から社員に対し体験させる重要性を意識する必要があります。

Workplaceの理解を深める準備期間を定めたうえで、検討してみてください。

 

2-2.トップ層による積極的な利用

実際の導入事例として、株式会社 琉球銀行ではWorkplace導入の際に頭取が全従業員に向けWorkplaceライブ配信機能を利用しメッセージを送り、また株主総会では議長と事務局間でチャット機能を利用しました。

このケースのとおり、経営陣や上位役職者が積極的にツールを利用する姿を全社的に伝えることで、浸透度の加速につながります。

 

2-3.ガイドライン(運用ルールと利用方法)の明文化

導入にあたり、導入者が思い描く利用イメージがあると思います。その内容をテキストに起こし、利用前の従業員に理解させることで、利用を促進する効果が期待できます。

 

例えば、グループ機能によるグループ作成は誰でも行ってよいのか、またグループの概要はプライベートな趣味やテーマでも構わないか、などの方針・ルールを明記することで、メンバーはアクティブに利用しやすくなります。

 

逆に、利用上の禁止事項や注意点などを先に挙げることでSNSとして起こりうるトラブルを予防することにも繋がります。

 

【 関連記事紹介:「国内外の企業導入事例」 】

今回の挙げた点を含め、実際にどのような企業に活用されているか、導入して良かったという声があるか、『国内外の企導導入事例から知るWorkplace by Facebook活用方法』を併せてご覧いただき、より前向きに導入を検討頂ければと思います。