22.グループ管理者の権限

1.はじめに

この記事では、Workplaceのグループ管理者の権限に関して詳細に解説します。

 

社内SNS「Workplace」を代表する機能のひとつが『グループ機能』です。特定のテーマに沿ったグループにメンバーが集まることで、より効率的な情報共有・コミュニケーションの場としてWorkplaceを活用できます。

 

グループを作成・利用する際、グループメンバー内の最低1名が「グループ管理者」と呼ぶグループの設定変更を行える管理権限を持ちます。グループ管理者となった人はぜひご覧ください。

 

2.Workplaceのグループ管理者の追加変更方法

最初のグループ管理者はグループ作成したメンバーが自動的にグループ管理者となりますが、グループの運用中に、

  • 初期のグループ管理者から別のグループメンバーへグループ管理者を変更したい
  • グループ管理者を2名以上に増やしたい

 

といった場合など、グループ管理者を変更・追加する際は次の手順により行います。

 

  • グループページ内のカバー写真下「メンバー」タブを選択
  • グループメンバー名の右端「・・・」より「管理者にする」を選択

 

グループ管理者権限またはコミュニティ管理者権限を持たないグループメンバーは自身でグループ管理者になることはできません。事前にグループ管理者へ申し出ましょう。

 

関連して、「グループ機能」の解説記事もご覧ください。

 

3.グループ管理者権限の削除方法

次の手順により、グループ管理者は、自身や他のグループ管理者権限を削除できます。

  1. グループページ内のカバー写真下「メンバー」タブを選択
  2. グループ管理者名の右端「・・・」より「管理者リストから削除する」を選択

 

4.グループにメンバーを追加する方法

グループ作成後のメンバー追加は、グループページの「その他」から行いますが、次の2つの方法があります。

 

1)個別に1名ずつ追加する方法

追加するメンバー数が少数の場合は、グループページの「その他」から「メンバーを追加」を選択しましょう。

 

Workplaceグループに一人メンバーを追加する方法の画像

グループ作成時のメンバー追加と同じく、コミュニティ内からグループ参加メンバーを名前またはメールアドレスより検索し追加できます。

 

2)リストで複数名まとめて追加する方法

個別に名前やメールアドレスを検索し追加するのが手間になるほど大人数のメンバーを一度にグループに追加する場合は、グループページの「その他」から「メンバーをインポート」を選択してください。

 

Workplaceグループページからインポートしてメンバー追加する方法の画像

参加メンバーのメールアドレスを記載した特定の形式ファイルをアップロードすることで、一斉に複数名をまとめてグループメンバーへと追加することが可能です。

 

どのようなファイルの書き方・作成方法をすればいいか不安な場合は、「テンプレートファイルをダウンロード」を選択しましょう。『workplace_coworker_import.csv』というタイトルのCSVファイルがダウンロードできます。

 

Workplaceインポートファイルテンプレート画像

ファイルを開くと、サンプルのメールアドレスが記入されています。

テンプレートを参考に、追加したいメンバーのメールアドレスをリスト化しアップロードしましょう。

 

5.グループ管理者がおこなえる設定の変更内容

グループ管理者のみおこなえるグループ設定を紹介します。

 

1)管理者またはモデレーターの設定・解除

グループメンバーを、次の手順によりグループ管理者またはモデレーターへ設定可能です。モデレーターをグループ管理者へと移行することもできます。

  1. グループページの「メンバー」を選択
  2. 任意のメンバー名右端「・・・」より『管理者にする』または『モデレーターにする』を選択

 

【 「モデレーター」とは? 】

モデレーターとは、グループ管理者の下位権限を持つ役割です。

グループに必ず1名いる「グループ管理者」と違い、モデレーターは必須でないため、グループ作成時にデフォルトで権限を付与されるメンバーはいません。

 

グループ管理者が上記「グループ管理者の変更追加方法」と同様の設定でグループメンバーのなかからモデレーターを指定しない限り存在しません。

 

2)グループ情報の各種変更

グループ管理者は、グループページの「その他」内にある「グループの設定を編集」というページから、次の内容を変更することができます。

 

■ グループ名

Workplace内で表示されるグループ名です。

 

■ グループタイプ

以下5種類のグループタイプを変更します。「どういったジャンル・目的のグループか」をグループメンバーやコミュニティメンバーが認識するのに役立ちます。

  • チーム・プロジェクト
  • ソーシャルなど
  • オープンディスカッション
  • 売買
  • アナウンス

 

■ 説明

同じく、「どういったジャンル・目的のグループか」をグループメンバーやコミュニティメンバーが認識するのに役立ちます。

 

■ ウェブアドレス

デフォルトのグループページのURL『work-○○○○○.facebook.com/groups/』の末尾に、希望のURLを追加しカスタマイズできます(ただしグループメンバーが5,000人を超えると変更できなくなります)。

 

■ プライバシー

「公開グループ」「非公開グループ」「秘密のグループ」いずれかに変更できます。

 

■ メンバー承認

コミュニティメンバーにグループへの参加招待をできる設定を変更できます。

  • グループのメンバー全員:グループメンバー全員がグループへ招待・参加が可能
  • 管理者とモデレーターのみ:管理者の許可が無い場合は、グループに参加できない

 

■ チームメンバーをグループに追加

Workplaceグループにチームメンバーを自動的に追加する設定の画像

「マネージャを入力」というテキストエリアにグループメンバー名を入力することで、そのメンバーを「組織図」にマネージャを追加しているメンバーも自動的に追加される機能になります。

 

例えば、Aグループのこの欄に、経理部のB部長を追加します。その後、経理部に配属された新入社員Cさんが自身のプロフィールページ「組織図」にB部長を「マネージャを追加」すると、自動的にCさんもグループAに参加します。

 

なお、「マネージャを追加」は、メンバー自身でなくコミュニティ管理者が次の手順で記入することも可能です。

  • 管理者用パネルページに移動
  • 左サイドバーから「メンバー」を選択
  • メンバー情報を編集
  • マネージャ欄より変更

 

■ 投稿の権限

「管理者とモデレーターのみ」に変更すると、グループメンバーは投稿ができなくなります(ただし、管理者またはモデレーターの投稿へのコメントは可能です)。

 

■ 投稿の承認

「グループの投稿は管理者またはモデレーターによる承認が必要になります。」にチェックを入れると、グループメンバーの投稿が承認されるまでグループのニュースフィードに表示されません。

 

3)グループの「アーカイブ」化

グループを「アーカイブ」すると、グループへのメンバー参加やグループへの投稿・コメントなど一切のアクションを起こすことができなくなります(ただし、投稿の削除と保存は可能)。

 

アーカイブ化すると、たとえ公開グループであっても参加メンバー以外はグループ一覧の掲載から非表示となります。

削除はせず一旦利用を休止する際などに活用する機能になります。

 

Workplaceのグループをアーカイブする方法の画像

グループページのカバー写真内にある「その他」から『グループをアーカイブ』を選択します。

 

Workplaceのグループをアーカイブ化した後の画像

グループページトップにアーカイブ化が表示され、新規投稿や「いいね!」などが行えなくなります。

 

Workplaceのグループのアーカイブ化の解除方法の画像

アーカイブを解除する場合は、ニュースフィードトップの表示内「グループをアーカイブから移動」をクリックすると元に戻ります。

 

4-4.グループのプライバシー設定変更方法

グループには、閲覧範囲などが異なる次の3種類があると先にご説明しました。

  • 公開グループ
  • 非公開グループ
  • 秘密のグループ

 

グループ管理者は以下の手順にて、この設定を変更することができます。

  • 『その他』から「グループの設定を編集」を選択
  • 「プライバシー設定を変更」から任意のプライバシー設定を選択

 

6.グループ管理者とモデレーターどちらも可能なグループ設定

ここからは、グループ管理者とモデレーター、どちらの権限者も可能なグループの設定内容をご紹介します。

 

1)「メンバーリクエスト」の承認または却下

グループのプライバシー設定「非公開グループ」は、デフォルト設定ではグループ参加を希望するメンバーからの参加リクエストをグループ管理者またはモデレーターが承認する必要があります(グループ管理者による設定変更で、グループメンバー全員が承認可能な設定への変更もできる)。

 

送られたメンバーリクエストに対して、承認または却下する手順は次のとおりです。

  1. グループページ「その他」内の「グループの管理」を選択
  2. 「メンバーリクエスト」から選択

 

2)「グループへの投稿」の承認または却下

デフォルトではグループメンバーの投稿はそのままグループに表示されますが、グループのプライバシー設定「公開グループ」「非公開グループ」「秘密のグループ」すべてにおいて、グループ管理者による設定変更により、グループ管理者またはモデレーターの承認が必要になります。

 

次の手順で、投稿を承認または却下することが可能です。

  • グループページ「その他」の「グループの管理」を選択
  • 「承認待ちの投稿」から承認または却下を選択

 

3)投稿またはコメントの削除

グループ内の投稿またはコメントは、投稿またはコメント右端の「・・・」から「投稿を削除」を選択すると削除可能です。

 

4)グループメンバーの削除とブロック

次の手順で、グループメンバーをグループから削除、もしくは「ブロック」することが可能です。

 

ブロックとは、グループメンバーから削除されるうえ「公開グループ」であろうとブロックされたメンバーには検索を含め一切表示がされず、参加できなくなります。

  1. グループページ「メンバー」内のメンバー名の右端「・・・」から「グループから削除する」を選択
  2. 「確認」によりグループから削除。「メンバーをブロック」にチェックし「確認」をクリックすると削除のうえブロックされます

 

ブロックをされたメンバーをグループに戻すには、パソコンのブラウザ画面右端の「ブロックされているユーザー」からブロックを解除した後、グループメンバーに再追加を行って下さい。

5)投稿の固定または解除

グループページのニュースフィードトップに、特定の投稿を固定または解除をすることができます。例えば、グループ運用方法などグループメンバーに注意喚起する際など役立つ機能・設定です。

 

トップに表示したい投稿右端「・・・」から「投稿をトップに固定」または「固定表示を解除」を選択しましょう。

 

6)グループの削除

グループを削除するには、まず次の手順により、他のグループメンバーをグループから削除し、グループ管理者のみグループに参加している状態にします。

  • グループページ内のカバー写真下「メンバー」タブを選択
  • グループメンバー名の右端「・・・」より「グループから削除する」を選択

 

つづいて、次の手順にて自身もグループから退会することでグループが削除されます。

  • グループページ内のカバー写真下「メンバー」タブを選択
  • グループメンバー名の右端「・・・」より「グループを退会」を選択

 

このほかグループを削除する方法には、Workplaceプレミアム利用の場合は、コミュニティ管理権限をもつ「システム管理者」「コンテンツモデレーター」も次の手順にて可能です。

  • 画面右上『管理者用パネル』内の「グループ」を選択
  • グループ一覧のうち、目的のグループ右端歯車マークから「グループを削除」を選択

なお、グループを削除すると、グループへの投稿や共有されたファイルなどもすべて削除され復元できませんので注意してください。