21.グループ機能

1.はじめに

この記事では、Workplaceのグループ機能を解説します。

 

社内SNS「Workplace」の主な機能のひとつが「グループ」機能です。チャット機能と並び、Workplaceで利用する機会が多くなる機能ではないでしょうか。

 

グループ機能に関して、グループの作成と削除方法、また投稿時の通知設定の変更方法を解説します。ぜひご覧ください。

 

2.Workplaceの「グループ」とは?

Workplaceにおけるグループとは、あなたが参加しているWorkplaceコミュニティのなかで、特定の目的・テーマに沿った1名から複数名のメンバーで構成された「場」になります。

 

グループの作成は、企業・組織によりさまざまでしょう。以下はその一例です。

 

1)作成グループ例:部署別グループ

営業部門に所属するメンバーを集めた「営業グループ」を作成し、日報や四半期目標の通知、営業手法の提案といった使い方ができます。

 

2)作成グループ例:上長グループ

部課長などのマネージャークラスの役職だけの「上長グループ」を作成し、部門間をまたがっての情報交換やミーティング日程の取りまとめなどスムーズに行えます。

 

3)作成グループ例:プロジェクトグループ

「新規事業プロジェクト」「業務改善プロジェクト」といった特定のプロジェクト参画メンバーによるグループを作成し、プライバシー設定を「非公開」「秘密」のもと、グループ非参加メンバーに共有できないセキュリティ度の高い業務を粛々と進捗させることに役立ちます。

 

このように、多種多様な役職・職種のメンバーが参加するコミュニティ内で効率よく情報共有に繋がるので、ぜひ活用しましょう。

 

3.グループ作成方法

グループは以下の手順で作成できます。

 

なお、グループ作成者は直後のグループ管理者に設定されます(「グループ管理者の権限」解説記事も、あわせてご覧ください)。

 

Workplaceでグループを作成する手順解説画像

Workplace上の歯車マークから「グループを作成」を選択します。

 

Workplaceのグループタイプ解説の画像

グループタイプのいずれかを選択します。

 

【 6種類のグループタイプ 】

グループタイプとは、次の6種類から指定し、「どういった目的・カテゴリーのグループなのか?」をラベリングするのに役立ちます。

  1. チーム・プロジェクト:チームまたはプロジェクトの情報共有を目的としたグループに適しています。
  2. オープンディスカッション:プロジェクトやサービス・製品、そのほか業務内外含め、意見や感想を交わすグループに適しています。
  3. アナウンス:業務に関する情報の周知、またはイベントや部活動など社内活動の情報拡散などを行うグループに適しています。
  4. ソーシャルなど:従業員同士の親睦を深めるグループに適しています。
  5. 会社間:あなたが所属する企業とは異なる他社またはフリーランスの者が参加できるグループです。詳しくは「会社間グループ機能」解説記事をご覧ください。
  6. 売買: 物品などの販売状況を情報共有するグループに適しています。

 

Workplaceグループ名の設定画像

グループ名を入力し、また青字の「カスタマイズ」から後述しますグループのプライバシー設定の選択を行います。

 

Workplaceグループ作成時のメンバー追加画像

最後に、グループに参加させるメンバーを指定するとグループの完成です。

 

つぎの内容は、グループ作成後に変更可能です。

  • グループタイプ
  • グループ名
  • プライバシー設定

 

4.グループのプライバシーオプション解説

グループには、次の3種類のプライバシーオプションがあります。

  1. 公開グループ
  2. 非公開グループ
  3. 秘密のグループ

 

種類によって、それぞれ以下のように異なります。

 

1)グループの存在確認

  • 公開グループ:コミュニティの全メンバーに公開され、検索可能
  • 非公開グループ:コミュニティの全メンバーに公開され、検索可能
  • 秘密のグループ:現在のグループ参加メンバー、または以前参加していたメンバーにのみ公開され、検索可能です。つまり、グループメンバーになったことがない者はグループの存在を認識できません

2)グループへの参加方法

  • 公開グループ:コミュニティの全メンバーが参加可能。またグループメンバーによる招待で追加可能
  • 非公開グループ:コミュニティの全メンバーが参加リクエストを申請可能。またグループメンバーによる招待で追加可能
  • 秘密のグループ:グループメンバーによる招待でのみ追加可能

 

3)グループ参加メンバーの閲覧・確認

  • 公開グループ:コミュニティの全メンバーに公開
  • 非公開グループ:コミュニティの全メンバーに公開
  • 秘密のグループ:現在のグループ参加メンバーのみ確認可能

4)グループへの投稿内容の閲覧・確認

  • 公開グループ:コミュニティの全メンバーに公開
  • 非公開グループ:現在のグループメンバーのみ確認可能
  • 秘密のグループ:現在のグループメンバーのみ確認可能

 

5)グループのコンテンツをシェアした場合の公開範囲

  • 公開グループ:コミュニティの全メンバーに公開
  • 非公開グループ:現在のグループメンバーのみ確認可能
  • 秘密のグループ:現在のグループメンバーのみ確認可能

6)グループのイベント情報

  • 公開グループ:コミュニティの全メンバーに公開
  • 非公開グループ:現在のグループメンバーのみ確認可能
  • 秘密のグループ:現在のグループメンバーのみ確認可能

なお、コミュニティ管理者は、すべてのグループに参加しグループ内のコンテンツを確認することができます。

 

5.参加グループから退会する方法

Workplaceグループ退会方法の解説画像

いま参加しているグループから退会するには、グループページのカバー写真内にある「参加済み」から『グループを退会』を選択しましょう。

 

6.グループの削除方法

グループを削除できるのは、「グループ管理者」と「コミュニティ管理者」です。

 

グループを削除すると、グループへの投稿や共有されたファイルなどもすべて削除され復元できませんので注意してください。

 

1)グループ管理者がグループを削除する場合

グループ管理者がグループを削除するには、グループ管理者権限により他のグループメンバーをグループから削除し、自身のみグループにいる状態にします。

 

そのうえで、サイドバーのグループ名の脇「・・・」という箇所をクリックし、「グループを退会」を選択するとグループは削除されます。

 

2)コミュニティ管理者がグループを削除する場合

コミュニティがWorkplaceプレミアムであれば、コミュニティ管理者(または管理者権限「モデレーター」)もグループを削除することが可能です。

 

画面右上の「管理者用パネル」から「グループ」項目にすすむとグループリストが表示されます。任意のグループ名の右端にある歯車マークから「グループを削除」を選択しましょう。

 

7.グループの通知・投稿表示に関する設定

デフォルトでは参加グループへのすべての投稿が、通知やニュースフィード表示への対象となります。この頻度を調節する設定変更の方法を紹介します。

 

1)グループによる「お知らせ」通知の設定変更方法

Workplaceグループの通知設定変更方法画像

グループページのカバー写真内「お知らせ」を選択し、次の3項目を変更することで、通知頻度が変更します。

  • すべての投稿:メンバーがグループに投稿した際にお知らせを受け取る
  • ハイライト:「いいね!」またはコメントが多くされた投稿があった場合や、フォローしているメンバーによるグループ投稿された場合に、お知らせを受け取る
  • オフ:通知されない

 

なお、通常デフォルトでは「すべての投稿」に設定されていますが、グループ参加メンバー数が250名以上の場合、ハイライトに設定されます。

 

2)参加グループの投稿をニュースフィードに表示させない設定

Workplaceニュースフィードでグループ投稿を表示させない方法の画像

以下の手順でグループのフォローをやめることで、あなたのニュースフィーフィードに設定変更したグループへの投稿が表示されなくなります。

  • グループページのカバー写真内「参加済み」を選択
  • 「グループのフォローをやめる」を選択

 

8.グループページ カバー写真の編集・設定方法

Workplaceグループ機能のカバー写真変更方法解説画像

コミュニティ管理者・グループ管理者は、グループページ上部に表示されるカバー写真をアップロード・変更ができます。

 

グループページのカバー写真内右上の「グループの写真を変更」を選択しましょう。なお、Workplaceが推奨するカバー写真のサイズは2,048 x 650ピクセルです。