4.定着化

1.はじめに

ここでは、社内SNS『Workplace by Facebook』の社内への定着化の手法についてご説明します。

先にWorkplaceの導入効果を挙げてきましたが、これは社内の一定数のメンバーが日常的に利用することが前提となります。

組織によっては、せっかくWorkplaceを導入しても、社内の一定数のメンバーが日常的に利用する状態になりにくい場合もあります。
既存ツールの存在や、チャットを初めとする新しいコミュニケーション手段に戸惑う人が多いなど、企業規模や社風によって様々な要因が考えられると思いますが、次に挙げる定着化の手法の実践を検討してみてださい。

 

2.定着化の手法

1)スモールスタート
プロジェクトチームのメンバーなど一部の社員が先行して利用する「スモールスタート」という手法です。
Workplaceは簡単に1人ずつ利用者を追加していくことが可能です。そのため、必ずしも全社で一斉に利用を開始する必要はありません。
スモールスタートに参加させるメンバーは、社内SNSの導入に興味・関心を持ち、チャットによる交流に理解のあるメンバーを多種多様な部門から選抜し参加してもらうと良いでしょう。各部門のメンバーにより部門間での交流をテストし使用感のコメントを集めるといったことが有効です。

スモールスタートのメンバーの人選に悩む場合には、既存メンバーからの招待制でスタートする方法もあります。
招待制にすることで招待者がWorkplaceの魅力や使い方を説明してくれることを期待できるため、導入をとりまとめるチームや部門からアカウントが作成され利用を促されるよりも異なる浸透具合となりえます。

Workplace管理者や導入チームは、共通認識として「Workplaceを使うと何がどう変わるか」を理解し、スモールスタートの重要性を意識し期間を定めて実施すると良いでしょう。

 

2)トップ層の積極的な利用

実際の導入事例として、株式会社琉球銀行様では、Workplace導入時に頭取が全従業員に向けて、ライブ配信機能を利用したビデオメッセージを送ったそうです。また、株主総会では議長と事務局間でチャット機能を利用しているそうです。

経営陣や上位役職者が積極的にWorkplaceを利用することで、全社員の利用が促進されます。

 

3)ガイドライン(運用ルールと利用方法)の明文化
Workplaceの導入にあたり、導入責任者が思い描く利用イメージがあると思います。
その内容をテキストに書き起こし、全社員に配布することで、利用を促進する効果が期待できます。

例えば「グループは誰でも作成して良いのか」「グループの概要はプライベートな趣味やテーマでも良いのか」などの方針やルールを明記することで、自信を持って利用できるようになります。

逆に、利用上の禁止事項や注意点などを先に挙げることでトラブルを予防することにも繋がります。

 

3.Workplaceを使用した感想

弊社でWorkplaceを導入した際には、全員が「いいね」ボタンを気軽に押せることに気をつけました。
あらゆる投稿について「いいね」ボタンをクリックするだけでリアクションができることは有益です。
しかし、初めは役職者からの仕事上の連絡事項に対して「いいね」ボタンをクリックすることに抵抗感がある人もいるかもしれません。
逆に「いいね」ボタンをクリックされることに抵抗感を感じる役職者もいるかもしれません。

ささいな問題ですが、「いいね」ボタンをクリックすることに、誰かが「無礼だ」と感じることがあってはならないため
代表者が積極的に「いいね」ボタンをクリックし、またクリックされるように心がけました。