12.管理者用パネル機能

1.はじめに

この記事では、Workplaceの有料プラン「プレミアム」でコミュニティ管理者の権限を持つメンバーだけが利用できる、『管理者用パネル』を解説します。

 

管理者用パネル内の各項目を、ひとつずつ内容や使い方に触れるので、

「管理者権限をもらったけど、管理者ができることの概要を知りたい」

「たくさん項目があって、よくわからない画面・機能がある」

「アクティビティを確認したいけど、見方がわからない」

「アカウントの追加や削除の方法を知りたい」

といった方は、ぜひご覧ください。

 

管理者用パネルへのアクセス方法

パソコンからWebブラウザでWorkplaceにアクセスし、画面右上に表示される「管理者用パネル」からアクセスできます。

 

つぎから、管理者用パネルの左サイドバーの項目を上から解説します。

 

【 管理者用パネルを利用できる条件 】

管理者用パネルにアクセスできるのはコミュニティ管理者だけです。権限がないメンバーには「管理者用パネル」の表示はなく利用できません(詳しくは、「コミュニティ管理者権限」の解説記事をご覧ください)。

 

また、Workplaceプレミアムコミュニティの管理者であっても、モバイル機器のWebブラウザやAndroidまたはiOS向けに提供されているモバイルアプリ「Workplace by Facebook」からは管理者用パネルへアクセスできません。

 

2.レポート

「レポート」項目では、Workplaceコミュニティの利用状況を閲覧できます。

 

「レポート」画面上部にある、4つのタブ「概要」「メンバー」「グループ」「コンテンツ」を切り替えることで、さまざまな情報を確認できます。

 

1)概要

概要タブでは、次の情報を確認できます。

  • 1週間単位のアクティブユーザー数の推移
  • プロフィール情報を入力したユーザーの比率
  • 招待したうち、アカウントが作成された比率
  • モバイル機器でアクセスしているユーザーの比率
  • 過去1週間で、利用されたグループ数と投稿数
  • 過去1週間で、Workplaceチャットを利用したユーザー数

 

では、より詳細に確認していきましょう。

 

「アクティブ(週間)」とは

利用開始から現在まで一定期間のアクティブユーザー数の推移がグラフで表示されます。

 

グラフには、2種類の線グラフがあります。

  1. 青色の「アクティブ(週間)」
  2. 緑色の「モバイルアクティブ(週間)」

 

青色「アクティブ(週間)」は、パソコンのブラウザからWorkplaceへログインしサイトへアクセスしているメンバー数値の期間内の比較を表しています。

 

緑色「モバイルアクティブ(週間)」は、、モバイル(スマートフォンやタブレットのブラウザからWebサイトアクセス+Workplace アプリ+Work Chatアプリ)を利用したメンバー数値を表しています。

 

「プロフィール完成度」とは

プロフィール完成度では、現在メンバーがWorkplaceコミュニティ内で、

  • 追加された人:Workplaceに追加された合計人数
  • 招待済み:Workplaceに招待された人の数
  • 作成されたアカウント:Workpalceアカウントを作成済みの人数
  • プロフィールの完成:パスワードの設定・プロフィール写真の掲載・役職・部署名・マネージャー情報などの追加を終えた状態の人数

という4段階のうち、どの段階にいるのかがわかります。

 

そのほか「概要」情報について

  • メンバー内のアカウント取得率
  • 月間モバイルアクティブユーザー率
  • 過去7日間のアクティブなグループ数、グループあたりの平均投稿数
  • 過去7日間の投稿数とチャットメッセージ送信者数

を確認できます。

 

なお、本「概要」タブのほか、「メンバー」「コンテンツ」タブ内に、『ターゲット:〜〜%(または〜〜件)』と記載があります。

ターゲットとは目標を指しており、例えば「ターゲット:月間モバイルアクティブユーザー: 60%」と書かれていた場合、60%の月間モバイルアクティブユーザー割合であることがWorkplace運営の想定する目標指数となります。

 

2)メンバー

「取得率」とは

メンバーの基本データに、部署情報またはマネージャ(上司)情報が入力されているパーセンテージを確認できます。マネージャを追加することで、ニュースフィードにそのマネージャに関連した投稿がより表示されやすくなります。

 

「トップ投稿者」とは

過去1週間のうち、投稿・コメント数の上位メンバーを確認できます。このランキングをもとに、活発にWorkplaceを利用しているメンバーがわかります。

 

「プロフィール写真」とは

プロフィール画面に、自身の写真をアップロードしているメンバー率を表示しています。この画像設定をすると、オンラインのみならずオフラインでのメンバー間の交流が活発化する傾向があります。

 

「マネージャ名」とは

マネージャを追加しているメンバーのパーセンテージがわかります。マネージャ情報を追加すると、そのマネージャに関連した情報がニュースフィードに表示されやすくなります。

 

「Workplaceモバイルアプリ」「Workplaceチャットモバイルアプリ」とは

2種類のWorkpalceモバイルアプリの過去1週間の利用率を確認できます。Webブラウザからのアクセスに加え、これらのアプリ利用率が上昇すると、よりWorkplaceをアクティブに利用する傾向が高まります。

 

「メンバーのアクティビティ」とは

過去一定期間から現在まで、パソコンとスマートフォン・モバイルからWorkplaceを利用したメンバーの推移が確認できます。

 

3)グループ

「アクティビティが多いグループ」とは

過去1週間のなか、「公開」「非公開」「秘密」すべてのグループで、投稿・コメント・いいね!数の多いグループの上位が確認できます。

 

「グループプライバシー設定」「グループタイプ」とは

既存のグループに関して、グループプライバシー設定が「公開「非公開」「秘密」いずれであるかの割合と、またグループタイプが(会社間グループを除き)「チーム・プロジェクト」「オープンディスカッション」「アナウンス」「ソーシャルなど」「売買」いずれであるかの割合が円グラフにて表示されます。

 

「グループアクティビティー」とは

メンバーによる投稿・投稿へのコメント・「いいね!」がグループ内に1件以上ある場合、そのグループはアクティブであるとみなし、現在まで一定期間利用されたグループ数の推移が確認できます。

 

4)コンテンツ

「トレンド投稿」とは

新しい投稿のうち、コメントや「いいね!」が多いものが表示されます。

 

「投稿」「コメント」とは

過去7日間のなかで、グループやタイムラインに投稿またはコメントされた数が表示されます。

 

「Workplaceのコンテンツ」とは

過去3ヶ月における、投稿・コメント・リアクション(いいね!)・メッセージの日別の数がグラフ表示されています。

 

3.メンバー

メンバー項目では、新たにメンバーを追加できるほか、メンバー個別の設定変更が可能です。

 

「 + メンバーを追加」とは

本項目欄上部のメンバー数隣りの「 + メンバーを追加」から、新たなコミュニティメンバーを1人ずつ追加できます。以下の項目を直接入力し設定できます。

  • 氏名
  • メールアドレス
  • 電話番号
  • 部署
  • 役職・職種
  • 部署
  • 勤務地
  • マネージャ
  • 言語

 

「 ▼ 」とは

「 + メンバーを追加」横の「 ▼ 」からは、次の4項目を設定・対応ができます。

 

・複数のアカウントを停止

 

・ニュースフィードでの投稿のハイライト

指定したメンバーの投稿を、ニュースフィードでトップに表示することができます。

 

・社員情報をエクスポート

コミュニティメンバー情報のリストファイルをメールアドレスに送信できます。

 

・アカウント取得のお知らせを送信

「すべての未取得のアカウント」を選択すると、個人プロフィール設定が完了していないコミュニティメンバーにリマインダーメールを送信できます。

「特定のアカウント」を選択しファイルをアップロードすることで、まだコミュニティメンバーでない複数の従業員へ招待を送ることができます。

 

羅列されるメンバー名の右端にある歯車マークをクリックすると、次の項目が表示されます。コミュニティ管理者権限により、これらの設定を変更可能です。

 

「未取得に設定」とは

メンバーアカウントを未申請の状態まで戻します。

 

「すべての場所からログアウト」とは

メンバーをパソコンやスマートフォンなどのデバイスからログアウト状態にします。パスワードを再入力すればログイン可能です。

 

「パスワードを強制的にリセット」とは

パスワードを再取得すればログイン可能という状態にします。

 

「メンバー情報を編集」とは

以下のメンバー情報をコミュニティ管理者が変更・追記でき、メンバーのプロフィール画面の情報に反映されます。

  • 氏名
  • メールアドレス
  • 電話番号(先頭に「81」の国番号を付け入力してください)
  • 部署
  • 役職

 

「アカウントの利用停止」とは

メンバーの「アカウントの利用停止」を選択すると、

  • 即座にWorkplaceより強制ログアウト
  • Workplaceアカウントへのログインが不可

となり、アカウントが停止されます。

 

「未取得に設定」「すべての場所からログアウト」「パスワードを強制的にリセット」はまだメンバー自身でアカウントを改めて利用できる状態なのに対し、「アカウントの利用停止」はコミュニティ管理者が設定を解除するまでWorkplaceへのアクセスができなくなります。

 

なお、利用停止されたメンバーは参加していたすべてのグループから自動的に外れます。そのため利用停止を解除したあと、そのメンバーは自身のグループページから再度グループへ参加する必要があります。「秘密のグループ」に参加していた場合、検索やグループ一覧には表示されないため、グループ管理者に連絡して招待を受けるようにしましょう。

 

「ニュースフィードでの投稿のハイライト」とは

「ニュースフィードでの投稿のハイライト」を選択することで、設定したメンバーがグループに投稿した場合、その投稿グループメンバー以外にも、そのメンバーが投稿したお知らせがニュースフィードに表示がされます。

 

この設定をしたメンバーは、本ページ名前横に星マークが表示されます。戻す場合は、同じ操作をすることでオフになります。

 

「セキュリティ上の問題があるアカウント」ラベルが表示された場合の対処法

Workplaceのパスワード設定にセキュリティリスクがある場合、アカウント名が赤色表示されます。

 

対処法として、「アカウントの利用停止」「パスワードを強制的にリセット」いずれかを選択することをWokrplaceヘルプセンターは推奨しています。

 

4.メンバーを追加

次の3つの方法から、新たにメンバーを追加することができます。

 

 

1)クイック追加

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

「クイック追加では、シンプルに氏名とメールアドレスをテキストエリアに入力することでWorkplaceへ招待できます。

 

2)ファイルをインポート

次の手順に従い指定の形式によるファイルをアップロードすると、一斉にWorkplaceへ参加させることができます。

 

「CSVテンプレートをダウンロード」

アップロードするファイルはCSVまたはExcelになります。情報の記入例となるテンプレートが用意されているので、こちらからダウンロードします。

 

「それぞれの人の情報を入力してください」

ダウンロードしたファイル「Workplace Users Bulk Creation File Template.csv」を開くと、このような雛形が表示されます。以下の項目をそれぞれ入力し、追加したいメンバー情報ファイルを完成させ、「完成したファイルをインポートする」へ追加しましょう。

  • Email
  • First Name
  • Last Name
  • Job Title(役職)
  • Department(部門)
  • Phone Number
  • Location(勤務地)
  • Manager Email(上司にあたるメンバーのアドレス)

 

3)アイデンティティプロバイダーをリンク

3つ目のメンバー追加方法は、G suiteやAzure AD(Azure Active Directory)といったクラウドサービスとリンクさせることで、Workpalceへの自動の追加・削除が可能になります。

 

5.招待を送信

次の形式ファイルにメールアドレスをリスト化しアップロードすることで、各メールアドレス宛てにWorkplaceコミュニティへの招待メールを送信することができます。

  • コンマ区切り(.csv)
  • vCard (.vcf)
  • タブ区切りテキスト(.txt)
  • LDAP

 

ファイルの内容については、「テンプレートファイルをダウンロード」から雛形をダウンロードできます。

『Workplace Users Bulk Creation File Template.csv』というタイトルのファイルがダウンロードされますので、参考としてください。

 

6.アカウントの利用解除

「4.招待を送信」と同様にメールアドレスのリストを記入したCSVファイルをアップロードすることで、一斉にコミュニティメンバーのアカウントを停止することが可能です。

 

7.グループ

現在Workplaceコミュニティ内にある全グループの情報が一覧表示されます。グループ情報の項目は次のとおりです。

  • グループ名
  • グループメンバー数
  • 管理者数
  • グループ作成日
  • グループのプライバシータイプ
  • Workplaceへ新たに参加したメンバーがデフォルトで参加設定されているグループ

 

当ページ右端の歯車マークから、次の変更が行えます。

  • グループを削除
  • 自分を管理者に指名
  • デフォルトグループから削除/デフォルトグループに追加

 

「デフォルトグループから削除/デフォルトグループに追加」について補足します。

 

Workplaceコミュニティに参加直後、自動的に参加するグループを「デフォルトグループ」といいます。初期設定では『一般』『Workplaceに関するアドバイス』という公開グループがデフォルトグループに指定されており、新たに追加されたメンバーは利用開始とともにこれらのグループに参加した状態になります。

コミュニティ管理者はこのデフォルトグループ設定を削除、または別のグループに指定変更することが可能です。

 

なお、デフォルトグループへの指定変更は、『公開グループ』であることが条件です。

 

8.グループを作成

Workplace導入直後のグループ機能活用のチュートリアルとして、5つのグループをワンクリックで作成できるようになっています。

グループ名はそれぞれ、「CEO」「[コミュニティ名]からのお知らせ」「[コミュニティ名]のニュース」「業界ニュース」「ITヘルプデスク」と設定されています。

 

また、グループのプライバシー設定は「公開」、参加メンバーは全メンバーと共通しています。

 

9.報告された投稿

コミュニティ内の投稿に対して、メンバーから「Workplaceに載せるべきではないと思う」という報告があった際、本項目にて投稿を「許可する( = 継続表示)」または「レビュー( = 削除)」するか対応が可能です。

 

10.セキュリティログ

過去30日のログインなどのログデータを「workplace_security_logs_.csv」というファイル名のCSVファイルでダウンロードし確認できます。

 

11.管理者

現在コミュニティ管理者権限をもつメンバーが一覧表示されます。また、システム管理者・コンテンツモデレーター・アカウントマネージャ・アナリストと4種の管理者レベルの変更、または管理者権限の削除や新たな管理者の追加・招待を行えます。

 

12.統合

カスタム結合の使用によるボット作成、またはGoogle Drive、OneDrive、Salesforce、Dropbox、Quip、Boxといった外部クラウドサービスとの結合によりWorkplace内で他サービス内のファイルデータをプレビューできるようになり、より便利な情報共有を活用できます。

 

なお、「管理者用パネル」機能がない「Workpalceスタンダード」では、コミュニティメンバー各個人が統合の設定を行う必要があります。

 

13.ドメイン

現在Workplaceに参加可能な認証済みドメインの確認と削除、また新たなドメインを追加することが可能です。

 

14.設定

以下の情報の変更・設定を行えます。

 

・会社名

 

・会社のロゴ

サイドバー上に設定されている、コミュニティのロゴ画像を設定・変更することができます。なお、画像サイズは、495×234ピクセル以上を推奨しています。

 

・利用規約

あなたの企業が設定するWorkplace利用規約がある場合、そのページへのURLを貼付してください。空欄の場合、Workplace標準の「プライバシーポリシー」「仕様に関するポリシー」「Cookieポリシー」の規約が表示されるよう設定されます。

 

・Workplaceレベル

「Workplaceプレミアム」から、無料利用の「Workplaceスタンダード」へ変更できます。

 

・Workplaceに参加できる人

デフォルトで設定されている「有効なメールアドレスを持っているすべての社員(推奨)」にチェックされていると、登録されているメールアドレスドメインに沿ったメールアドレスを持つすべての社員がWorkplaceアカウントを作成できます。

「招待することを選択した人のみ」は管理人が許可した人のみ招待が出来るようになります。

 

・プロフィール

本項目にチェックを入れることで、コミュニティメンバーが自身のプロフィール情報を編集・変更することが可能になります。

 

15.認証

Workplaceコミュニティへのログイン方法を選択できます。

  • パスワードによるログイン
  • シングルサインオン(SSO)

どちらかひとつ、もしくは両方をチェックすることで、あなたのコミュニティの運用方法に沿ったログイン方法へと変更できます。

 

16.支払い

Workplaceプレミアムにはアクティブユーザー数によって毎月利用料金が発生します。

その利用料の支払いを行うクレジットカード情報の確認・変更ができる管理ページになります。

 

17.ビジネスの詳細

次の項目に入力した企業情報が領収書の詳細に利用されます。

  • 事業名
  • 住所

なお、最下部の項目「納税者識別番号」は、日本国内企業には関連のない項目のため空白で問題ありません。