16.チャット機能

はじめに

社内SNS「Workplace」で利用頻度が高い機能の2本柱といえば、グループ機能とチャット機能でないでしょうか?どちらも、従来のメールのように業務を行うなかで日常的に使う機能になります。

 

この記事では、なかでもメンバーに個別に連絡をとる際に利用する「チャット機能」(正式名称「Workplaceチャット」)に関して解説します。

テキスト以外にも送ることができる情報や、細かな設定などにも触れますので、どうぞご覧ください。

 

なお、本記事の画像キャプチャや操作手順などは、パソコンのWebブラウザ上のものになります。モバイルまたはアプリでは一部表示箇所やアイコンなどに若干異なる場合がありますのでご注意ください。

 

1.Workplaceチャットとグループの違い

メンバーと情報共有できるという意味では、「チャット機能」のメッセージ送信と、「グループ機能」の投稿は共通していますが、次の点が異なります。

  • 検索結果に表示されない  → チャットテキストは検索結果に反映されません
  • 他メンバーに閲覧されない → チャットに関する情報(チャット相手やメッセージ内容)はニュースフィード含めいずれにも表示されず、他のメンバーに閲覧・確認されることはありません

 

以上の点から、チャット内のコミュニケーションは非公開で、閲覧・拡散されません。プレミアムプランの管理者権限を持つメンバーも同様です。

 

他のメンバーに共有したくない・する必要のないちょっとした話はチャット機能を利用するのが適しているでしょう。

 

2.Workplace チャット機能 利用の流れ

チャット機能の利用は次の流れであり、とてもシンプルに活用できます。

 

Workplaceのチャット画面へのアクセス方法画像

サイドバー内「Workplaceチャット」もしくはヘッダー右側の吹き出しマークを選択すると、チャットページに移動します。

 

Workplaceチャット機能の相手ユーザーの指定方法画像

つぎに、チャット送信メンバーを指定します。

サイドバー上部の検索機能を利用しチャットメッセージを送信するメンバーを指定すると準備完了です。

 

チャットは1対1のみでなく、複数人を指定してのグループチャットも可能です。グループチャットの参加人数は、自分を含め最大250名まで参加できます。

テキストをはじめ、以下ご紹介する情報をメッセージとしてメンバーに送信できます。

 

3.Workplace チャット機能から送信できる情報の種類

チャット機能では、次の情報をメンバーに伝えることができます。

 

3-1.テキストの送信

テキストエリア内の「メッセージを入力…」表示箇所に入力した文字を送信できます。

 

3-2.音声通話・ビデオ通話

チャット画面右上「受話器マーク」「ビデオカメラマーク」は、それぞれ音声通話とビデオ通話の発信ボタンです。

 

なお、パソコンのWebブラウザとWorkplaceデスクトップアプリからビデオ通話する場合、カメラ映像だけでなく画面共有機能の利用も可能です。

 

カメラ映像内の中央下の「テレビマーク」を選択すると画面が分割し、パソコン上で表示している他のWebページ・アプリケーションのキャプチャを表示できます。ファイルやWebページリンクの共有に躊躇する機密性の高い情報を閲覧する場合などに便利です。

 

3-3.各種ファイルの添付

Workplaceチャット機能のファイル添付方法画像

テキストエリア下にあるクリップマークと、その右隣のファイルマーク、どちらからもデバイス内のファイルを添付・追加することができます。それぞれ特に機能は変わりません。

 

なお、アップロード可能なファイルのサイズは最大100MBまでと条件が決まっています。

 

3-4.リアクションメッセージ

Workplaceチャット機能のリアクションボタン位置の画像

感情を簡単にレスポンスするために便利なのが、次の各リアクションメッセージボタンです。

 

テキストエリア内の赤線で囲ったマークの左から順に、以下4種類に分けられています。

  • ステッカー(スタンプ)
  • GIF
  • 絵文字
  • いいね!マーク

 

テキスト入力することなくワンクリックで感情を伝えられる利便性と、フランクさが感じられるイラストやアニメーションを利用することで、より円滑なコミュニケーションの構築にひと役買ってくれます。

 

3-5.音声クリップ

Workplaceチャット機能の音声クリップ機能の位置画像

固定電話・携帯電話の留守番電話サービスによる伝言メッセージと同じく、音声によるメッセージを送信できます。

マイクマークを選択すると、音声録音が開始されます。なお、モバイルアプリでは最大1分まで録音可能です。

 

3-6.デバイスカメラによる動画・写真撮影データの送信

カメラマークを選択すると、パソコンまたはモバイル機器内蔵のカメラにアクセスし写真・動画の撮影を行い、データを直接チャットメッセージとしてアップロードできます。

 

4.チャットページの画面構成

チャットページは、つぎの3つのエリアに分かれています。

  1. サイドバー
  2. メッセージエリア
  3. 右サイドバー

 

エリアごとの位置は、次のとおりです。

Workplaceチャット機能の画面構成画像

 

4-1.サイドバー

これまでチャットの送受信をしたメンバーとのスレッド(チャット履歴)が、時系列で最新のものが上から順にリスト表示されます。

 

なお、サイドバー左上の歯車マークを選択すると、次の項目が表示します。

Workplaceチャット機能の右サイドバーの設定画面位置画像

 

【 サイドバー内「設定」 】

Workplaceチャット機能の設定画面画像

「設定」を選択すると、上記画像の画面が表示します。

 

「アカウント」では、チャット機能のオンライン・オフラインの切り替えが可能です。

 

デフォルトではオンラインに設定されていますが、オフラインに切り替えると以下の変化が起こります。

  • Workplaceアクセス中も、オンラインステータスを表示する緑の点が確認できなくなる
  • メッセージ受信時に表示される、画面右下のチャットウィンドウが表示されなくなる
  • 画面右下のチャットウィンドウから、オンライン中のメンバーを確認できなくなる

 

オフライン設定中もメンバーからのメッセージはメッセージ受信箱に自動的に入り、あとで読むことができます。

 

4-2.メッセージエリア

「サイドバー」で選択・作成したメンバーとのチャットスレッドが表示されます。過去のチャットのやりとりはこのエリアですべて確認できます。

 

Workplaceチャット機能のデモ画面画像

左がチャット相手のメンバー、右があなた自身です

 

あなたのメッセージ右脇にチャット相手の小さなアイコンが表示されると、あなたのメッセージを既読した表示になります。

画面上にスクロールするほど過去の履歴に遡り、画面下は時系列において最新の会話となります。

 

4-3.右サイドバー

「メッセージエリア」でチャットを交わすメンバーの、プロフィール閲覧やスレッド設定を変更できます。

チャット画面右上の「i」マークを選択すると、右サイドバーが表示されます。

 

Workplaceチャット機能の右サイドバーの項目画像

メンバー名右側の歯車マークを選択すると、上記画像の項目が表示されます。

 

【 右サイドバー内項目の解説 】

「ミュート」から指定時間を設定すると、指定時間内にかぎり、このスレッドのチャットウィンドウは閉じたままとなり通知が来なくなります。

グループなどへの投稿で@メンションされたものに関しては、メンバーのグループの通知設定やモバイルの通知設定により通知が届きます。

 

「アーカイブする」を選択すると、メッセージを一時的に別の場所に移動・保管しておく機能として利用できます。

アーカイブ機能はユーザーそれぞれの使い方で異なりますが、そのひとつとして、スレッドを一度削除すると復元することができないため、残しておきたいスレッドや、今は必要ないが削除してしまうと困るものが「アーカイブする」を利用するものに向いています。

 

アーカイブしたスレッドを見たい時は、以下の手順で、アーカイブ済みのスレッドを確認できます。

  • 「サイドバー」画面左上の歯車マークを選択
  • 「アーカイブ済みのスレッド」を選択

このスレッドの会話を再開すると、アーカイブからサイドバーにスレッドが戻り再度表示されます。

 

「削除」を選択すると、履歴と併せてスレッドが削除され、サイドバーのスレッド表示も消えます。

 

「ニックネームを編集する」を選択し、自身を含めたスレッド内メンバーのニックネームを編集すると、スレッド内のみ表示が変更されます。

 

「絵文字を変更」を選択し、任意の絵文字をクリックすると、メッセージエリア右下にデフォルトである『いいね!』ボタンが、選択した絵文字ボタンへ変更されます。

 

5.チャットメッセージの送信・返信ができない場合の原因

いつもどおりチャットでメッセージを送ろうしたのになぜかエラー表示され利用できない際は、次の理由によるものかもしれません。

  • ネット環境に繋がっていない
  • 送信先のメンバーのWorkplaceアカウントが、削除また停止の状態にある
  • グループチャットの参加メンバーが、すでに全員グループチャットから退会している

 

関連して、「Workplaceアカウントの削除と停止」の詳細記事もご覧ください。