25.会社間グループ

1.はじめに

この記事では、「会社間グループ」機能を解説します。

企業内SNS『Workplace』は、クローズドな場として組織・企業・団体内のコミュニケーションと情報共有に大きく貢献します。

しかし例外として「会社間グループ」では、利用しているWorkplaceコミュニティ外の別企業・別組織の方を加えグループを作成でき、コミュニケーションをとることが可能です。

 

この会社間グループを利用することで、複数の企業がWorkplace内にまたがってプロジェクト遂行の情報共有や業務連絡を行えます。会社間グループの作成手順から利用に関する補足情報をご説明しますので、もし不明点や疑問点があればぜひご覧ください。

 

2.Workplace「会社間グループ」作成方法

会社間グループは、次の手順にて簡単に作成することができます。

 

Workplace会社間グループの作成手順画像

Workplaceのページ右上にある歯車マークから「グループの作成」を選択します。

 

Workplace会社間グループのグループ情報入力画面の画像

  • 「グループタイプを選択」にて、『会社間』を選択
  • グループ名の入力、グループのプライバシー設定で「非公開」「秘密」のどちらかを選択

 

プライバシー設定の「非公開」「秘密」に共通するのは、『グループに投稿された内容はグループ参加メンバー以外閲覧できない』という点です。

 

「非公開」の場合、会社間グループ参加メンバーと同じ所属コミュニティに該当する方は誰でも、グループ名とグループ参加メンバーを検索で確認できます。

 

「秘密」の場合、以下該当する方のみ検索により確認可能です。

  • グループ名→現在・過去のメンバー
  • グループメンバー→現在のメンバー

 

グループの性質に適したプライバシー設定を選択しましょう(会社間グループ作成後、プライバシー設定は変更可能です)。

 

Workplace会社間グループにメンバーを追加する画面の画像

つづいて、会社間グループに招待する方の情報を入力します。

あなたと同じコミュニティ内のメンバーであれば名前検索を、外部の方であればメールアドレスを入力しましょう。

 

Workplaceで会社間グループを作成した画像

これで会社間グループの作成が完了しました。

 

Workplace会社間グループからの招待メール画像

会社間グループに招待した方には、Workplaceと登録メールアドレス宛てに招待通知が送られます。

「グループに参加」を承認すれば、招待者も会社間グループに加わります。

 

いかがでしょうか?通常のグループ作成と同じく会社間グループもとても簡単に作成できますね。

 

以下から、会社間グループに関する補足情報を挙げていきます。会社間グループの利用にともない気になる点があればご確認ください。

 

1)会社間グループのプライバシー設定「秘密」「非公開」の変更方法

会社間グループ作成時にプライバシー設定を選択しますが、作成時の誤りや、グループ運用中の事情により設定変更を希望する場合もあるかと思います。

 

その際は、会社間グループのグループ管理者が次の手順で設定を変更できます。

  • 会社間グループページ カバー写真内の「・・・その他」を選択
  • 「グループの設定を編集」を選択
  • 『プライバシー』内の「プライバシー設定を変更」を選択

 

2)会社間グループの利用(作成・参加)を制限する方法

本項目の対象は、プレミアムプランを利用するコミュニティのみとなります。

 

コミュニティ管理者は、ヘッダー右にある「クイックヘルプ」内の『Workplaceサポートへのお問い合わせ』から、会社間グループの利用に関して次の制限を依頼し、設定変更することが可能です。

  • 会社間グループの作成をコミュニティ管理者のみに制限
  • コミュニティメンバーを社外の会社間グループに参加できないように制限

 

情報漏洩などセキュリティリスクを懸念する場合、「会社間グループ」機能の制限を検討しましょう。

 

3)通常のグループから会社間グループへの変更

すでに利用・運用している通常のグループを、途中から会社間グループに変更することはできません。また逆に、会社間グループを通常のグループへと変更することもできません。

 

3.会社間グループへの招待方法

会社間グループへの参加は、無料の「スタンダード」プランと有料の「プレミアム」プランどちらのコミュニティメンバーでも、Workplaceを使っていない人も可能です。

 

会社間グループ作成後、新たなメンバーを招待する方法は次の手順になります。会社間グループのメンバーは誰でも招待を出すことが可能です。

  • 会社間グループページ カバー写真内の「・・・その他」を選択
  • 「メンバーを追加」または「メンバーをインポート」を選択

 

「メンバーを追加」では、

  • 自身のWorkplaceコミュニティメンバー → 名前検索
  • 外部組織や別Workplaceコミュニティメンバー → メールアドレス入力

にて1名ずつ会社間グループへの招待を送信できます。

 

Workplaceを使っていない人が参加した場合は、無料利用の「Workplaceスタンダード」プランでアカウントが作成・登録されます。招待を受ける従業員が事前のWorkplaceアカウント作成や課金の心配をする必要はありません。

 

1)会社間グループ参加時にグループ管理者の承認をなくす方法

デフォルトではグループの管理者またはモデレータが最終的に「グループの管理」ページの「メンバーリクエスト」から承認を行うことで参加できる設定になっています。

 

グループ管理権限がないメンバーが招待した場合、招待者が招待メールのグループ参加を選択しても管理者またはモデレーターが承認しないとグループに参加することはできません。

 

承認の必要なくグループメンバーが誰でもメンバーを追加する場合には、グループ管理者が次の手順で設定変更を行う必要があります。

  • 会社間グループページ カバー写真内の「・・・その他」を選択
  • 「グループの設定を編集」を選択
  • 『メンバー承認』の「グループのメンバー全員」ボタンにチェックし、保存

 

2)会社間グループ内のメンバーが、どの組織に所属しているのかを判別する方法

Workplace会社間グループの他社メンバーに表示されるアイコン画像

会社間グループのなかで、つぎの位置を確認すると、他企業から参加しているメンバーの名前横には「⇄」というマークが表示されます(自身と同じWorkplaceコミュニティの参加メンバーには表示されません)。

  • 会社間グループページの「メンバー」タブから参加メンバーを一覧表示した場合
  • 会社間グループページ内の投稿コンテンツの投稿者名を確認

 

また、グループメンバーの名前にマウスポインタを重ねると、その人が所属する企業名が表示されます。

 

【 会社間グループに参加できるメンバー数とメンバーが所属するWorkplaceコミュニティ数の限度 】

ひとつの会社員グループに参加できるメンバー数、そしてメンバーの所属するWorkplaceコミュニティ数に規定はありません。限度なく、複数の企業から何名でも会社間グループに招待・参加が可能です。

 

【 「企業間グループ」に参加しても、他企業のWorkplaceコンテンツは見えない 】

会社間グループに加わっても、会社間グループのメンバーが他のWorkplaceコミュニティに投稿されたコンテンツを見ることは一切できません。

 

例えば、あなたがA企業のWorkplaceコミュニティのメンバーで、B企業との「A・B会社間グループ」に参加しても、B企業のコミュニティ内の投稿を目にすることはありません。

 

同じ会社間グループに参加している他企業のメンバーに自身のコミュニティのコンテンツを見られたり、逆に他企業のコミュニティのコンテンツが見えてしまうことを不安に感じる人もいるかもしれませんが、心配ありません。

 

5.会社間グループの「グループ管理者」が持つ権限

グループ管理者は、

  • 投稿、コメントなどコンテンツの削除
  • 投稿の承認または却下
  • グループメンバーの追加と削除
  • グループへのメンバーリクエストの承認または却下
  • メンバーをグループ管理者またはモデレータへの変更と削除
  • グループ設定の管理
  • グループの削除

などを行えます。また、グループに参加しているメンバーが所属するコミュニティのコミュニティ管理者も同様にこれらを行えます。

 

より詳細な内容は、「グループ管理者の権限」の解説記事をご覧ください。

 

4.会社間グループの削除方法

会社間グループを削除するには、次の2つの方法があります。

 

4-1.全メンバーの退会による削除

会社間グループ参加メンバーが全員退会すると、自動的にその会社間グループは削除されます。

 

メンバーの退会方法は次の手順になります。

  • 会社間グループページ カバー写真内の「参加済み」を選択
  • 「グループを退会」を選択

 

2)グループ管理者による削除

会社間グループのグループ管理者が、管理者権限により全メンバーをグループから削除し、最後に自身をグループから退会することで、会社間グループが削除されます。

 

グループ管理者によるメンバーの削除方法は次の手順になります。

  • 会社間グループページ カバー写真下の「メンバー」タブを選択
  • メンバー氏名右端の「・・・」を選択
  • 「グループから削除する」を選択

 

6.会社間グループに投稿されたコンテンツデータの所有者

会社間グループ内のコンテンツデータの所有者は、各メンバー自身になります。

 

会社間グループ内のデータの所有権(情報の帰属、情報の取り扱いを決定できる権利)は、メンバーの同意のもとで自由に決定できます。