2.チームの作成と管理

はじめに

Microsoft Teamsの機能のひとつである、チームについてご紹介します。

 

チームとは、Microsoft Teamsに招待されたメンバー同士が集まり、プロジェクトなど、共通の作業をする場合に使用する便利な機能です。

チームの作成の仕方や、管理の仕方などを解説していきます。

 

1.チームの作成

Microsoft Teamsに招待されたメンバーは、まずチームに参加することをオススメします。

自身に関連のあるチームに参加、あるいは、チームの作成をしましょう。

 

【Microsoft Teams 利用マニュアル】 2.チームの作成と管理

こちらの画面は、Microsoft Teamsのホーム画面です。

チーム作成は画面左下の歯車マークの、「チームに参加、またはチームを作成」から行います。

 

チームを作成

「チームを作成」ボタンを押し、それぞれの項目を入力していきます。

 

①チーム名

チームの名前を決めます。

 

②説明

チームの説明をします。どういったチームなのか、わかりやすく、簡潔に書くことをオススメします。

 

③プライバシー

チームに参加できるメンバーに制限をかけられます。

「プライベート」:チームの所有者のみがメンバーを追加できます。

「パブリック」:組織内の誰でも参加できます。

 

④既存のチームを使用して、新たにチームを作ります。

チャネル、アプリ、メンバーなど、ある一定のデータを引き継ぎつつ、チームを作ることができます。

ただし、メッセージ、ファイルなど、一部のコンテンツは引き継ぎできません。

 

これで、チームの作成ができました。

次に、チームにメンバーを招待します。招待の仕方は、それぞれのチーム名の横の「・・・」から「メンバーを追加」、あるいは、チームのホーム画面から、「ユーザーを追加」を選択することでできます。

 

2.チームを管理

チーム画面

チームを管理する場合は、ホーム画面の左上の「・・・」の項目の「チームを管理」を選択するか、チーム名を選択することで、管理画面へ移動できます。

 

チームの管理画面では、メンバー・チャネル・設定・アプリの管理を行えます。

 

2-1.メンバーの管理

メンバーの管理画面

メンバーの管理画面です。

「メンバーを検索」や「メンバーの追加・削除」などを行えます。

 

メンバーの検索について

メンバータブの下の検索バーより、メンバーの名前を入力します。

名前の頭文字を入れるだけで、検索候補が表示されるので便利です。

 

メンバーの削除について

メンバーを削除する場合は、メンバー名の右端の「×」印からできます。

「×」印を押した瞬間に削除されるので注意してください。

所有者は削除できません。役割を所有者からメンバーに変更してから削除してください。

 

また、メンバーの名前にカーソルを合わせると、メンバーの名前やメールアドレスなどの簡易情報が表示されます。その下のチャットボタンやメッセージボタン、通話ボタンを押すことで、直接そのメンバーとやりとりができます。

 

2-2.チャネルの管理

チャネルの管理画面

チャネルの管理画面です。

チャネル一覧表の右端の「・・・」を押すと、管理項目が出てきますので、それぞれチャネルごとに編集していきます。

 

【!】詳しい内容は、次章の「チャネル機能」でご説明します。

 

2-3.設定の管理

設定の管理画面

設定の管理画面です。

設定の編集項目をそれぞれご説明していきます。

 

①チームの画像

チーム名の横のアイコン画像を変更できます。デフォルトでチーム名の頭文字がアイコンになっています。

 

②メンバーアクセス許可

チームメンバーにチャネルやアプリの「追加」「削除」「復元」を許可。

チームメンバーにメッセージの「編集」「削除」を許可。

など、制限の設定ができます。

 

③ゲストのアクセス許可

ゲストにチャネルの「作成」「更新」「削除」を許可。

※ゲストとは、チームメンバー以外のメンバーを指します。

 

④@メンション

メンションを使用できるメンバーを選択できます。

「@チームまたは @[チーム名] へのオプションをメンバーに表示」にチェックを入れると、チームメンバー全員に通知が届くようになります。

「@チャネルまたは @[チャネル名]のオプションをメンバーに表示」にチェックを入れると、チャネルをお気に入りにしているメンバーに通知が届くようになります。

 

⑤お楽しみツール

会話の中で使える、絵文字・GIF・ステッカーなどを、有効または無効にしたり、不適切なコンテンツにフィルターをかけたりできます。

 

2-4.アプリの管理

アプリを利用することで、Microsoft Teamsを、より快適に使うことができるようになります。

アプリの管理画面から「ストアに移動」ボタンを押すと、アプリ一覧ページへ移動します。

お気に入りのアプリをインストールしてください。

 

一部、インストールできないアプリ・日本語に対応してないアプリがあります。

(アプリの機能については→アプリの解説ページを参照してください。)

 

アプリを自動で追加・チームを追加などを設定し、それぞれのチームにアプリをインストールします。追加されたアプリは、アプリタブで確認できます。

 

アプリの管理画面

アプリの削除は、アプリの右端の「ゴミ箱」のアイコンをクリックし、アンインストールをしてください。

 

3.チームの参加方法と編集方法

 

3-1.チームに参加

まだチームに参加していないメンバーは、チームに参加することをオススメします。

 

チームに参加

右下の「チームに参加、またはチームを作成」を押すと、この画面が出てきますので、右上の検索バーより、チーム名を検索してください。

検索してヒットしたチームが表示されます。「参加する」ボタンを押せば参加できます。

すでに参加しているチームは、検索してもヒットしません。

 

3-2.チームを編集

チーム名の横の「・・・」より、編集を行えます。

チーム作成時に決めた、「チーム名」「説明」「プライバシー」の設定を変更できます。

 

4.チームの脱退方法と削除方法

関連がなくなったチームや、使われなくなったチームなどから、脱退・削除する方法をご説明します。

 

4-1.チームから脱退

チーム名の横の「・・・」から、「チームから脱退」を選択します。

※ただし、チームに一人しかメンバーがいない場合、自動的にチームの所有者となり、脱退することはできません。

他のメンバーを追加し、所有権限を引き継いでから脱退してください。

 

4-2.チームを削除

チームの削除も同様に、チーム名の横の「・・・」から、「チームを削除」を選択します。

すべてのチャネル、チャット、ファイルなどのデータが削除されますのでご注意ください。

削除する前に、あらかじめメンバーに周知することをオススメします。

 

「すべてが削除されることを理解しています」にチェックを入れて、削除ボタンを押します。

 

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