3.チャネル機能

はじめに

Microsoft Teamsのチャネルを活用することによって、より快適にメンバーと会話をすることができます。

 

ここでは、チャネルとはどんな機能なのか、チャネルの使用方法、チームとチャネルの違いについてなど、解説していきます。

 

1.チームとチャネルの違いについて

→チームとは

Microsoft Teamsに参加したユーザーが、会社全体、あるいは、部署ごとに結成した大きなグループです。現時点では1チームで最大で2500人まで参加可能です。

 

→チャネルとは

結成されたチームで、よりスムーズにコミュニケーションが取れるように、チームの下にチャネルというグループを作れるようになっています。業務の相談、マニュアルの保管、連絡事項、業務の変更点など、チームに必要なチャネルを作り、業務がより円滑になるよう、情報共有をする場です。

 

※チームとチャネルの一例 ↓

チーム名

経理

チャネル名

・決算書類の作成マニュアル

・給与計算について

・入出金管理まとめ

など

 

【Microsoft Teams 操作マニュアル】 3.チャネル機能

こちらはチャネルのホーム画面です。

 

画面の上にそれぞれ、チーム名とチャネル名が表示されます。

この場合、「テスト」チームの「一般」チャネルというコミュニティになります。

 

左の白いエリアにも、チームとチャネルの一覧が表示されます。

チームやチャネルをお気に入り登録すると、常に上部に表示されるようになり、埋もれなくて済みます。

使用頻度の高いチームやチャネルなどは、お気に入りに入れておくことをオススメします。

 

2.チャネルの機能

チャネルの画面でできる操作をそれぞれ解説していきます。

 

2-1.プライバシーとメンバー確認

プライバシー表示とメンバーの人数

画面右上のグレーの枠は、チームのプライバシーの状態を表します。

「パブリック」は誰でも参加できる状態を表します。

「プライベート」はチームの所有者のみがメンバーをチームに追加できる状態です。

 

【!注意】プライバシー設定は、チャネル毎に設定できません。

チームに参加したメンバーは、チームの全てのチャネルの閲覧が可能です。

 

下の人型のアイコンをクリックすると、チームに参加しているメンバーの人数とメンバー一覧が表示され、確認できます。

連絡を取りたいメンバーを探すときなどに便利です。

 

2-2.メンバーの追加、チャネルの作成、FAQ

チャネルの基本機能

真ん中のエリアには、基本的な機能が揃ってます。

 

「ユーザーを追加」

チームに参加するメンバーを追加します。

チャネルへ個別に招待するのではなく、チームに招待する形になります。

 

「さらにチャネルを作成」

必要に応じて、チームにチャネルを追加できます。

重複しないように注意しつつ、チャネル名と説明を入力し、効率のよいチャネルを作成しましょう。

チーム名の横の「・・・」からも、チャネルの追加はできます。

 

「FAQを開く」

Microsoft Teamsに寄せられる質問に対する回答が掲載されています。

操作などに困ったときなど、ある程度解決できます。

 

・チャネルの削除について

左の白いエリアのチャネルリスト、または、それぞれのチャネルのチャネル名の横の「・・・」より、「このチャネルを削除」を選択することで、チャネルを削除することが可能です。

また、チーム名をクリックし、チャネルタブからチャネル一覧を表示させ、チャネル右端の「・・・」から、「このチャネルを削除」を選択することでも、削除可能です。

※なお、一般チャネルは最初から設定されており、チーム全員が参加するようになっており、今のところ、編集や削除などができないようになっています。

 

2-3.タブ機能

チャネルのタブ機能

チーム名とチャネル名の下に、「会話」「ファイル」「Wiki」「+」というタブがそれぞれあります。タブを切り替えることにより、各機能を使えます。

 

「会話」タブ

会話タブでは、メンバーとメッセージやコメントなどを投稿し、コミュニケーションをとる場所です。下の入力フォームにメッセージなどを打ち、送信するとスレッドが立ちます。

一般チャネルでは、メッセージの他に、メンバーが追加された場合や、チャネルが作成された場合など、アクティブな情報も流れます。

 

会話のメッセージ入力フォーム

 

「ファイル」タブ

頻繁に使うデータやファイルをこの場所にアップロードすると、Microsoft Teams内で共有して使用することができるようになります。

 

ファイルの共有

ファイルタブの新規から「フォルダー」「Word文書」「Excelスプレッドシート」「PowerPointプレゼンテーション」を新たに追加できたり、自身のパソコンやスマホから、写真などのデータをアップロードしたりできます。

 

紫の枠に直接ドラッグ&ドロップでアップロードもできます。

 

ファイルの編集

アップロードされたファイルなどは、このように一覧表示されますので、使いたいファイルを選び、上の編集バー、または右端の「・・・」の編集項目から編集してください。

 

編集の他に、「移動」や「削除」、「コピー」や「ダウンロード」などもできます。

 

「Wiki」タブ

Wikiタブは、ちょっとしたメモ書き、ノートとして使用、会議の議事録など、使い方は特に決まっておらず、自由に書き込みができるツールという認識です。

 

Wikiの編集画面

ページのタイトルやセクションのタイトルを決め、内容を書き込んでください。

セクションの追加は赤丸の「+」印から、チャットは青丸のマークからできます。

 

なお、ここでのチャットは、「会話」タブと連動していて、やりとりの内容がそのまま会話タブのラインに流れるようになってます。

 

「+」タブ

フリーのタブです。頻繁に使うファイルやデータなどを、専用のタブとして追加できます。

「+」タブをクリックし、タブ一覧を表示させてください。

 

タブの追加リスト

Excel、Word、PDFデータなど、あらかじめファイルタブにアップロードしてあるファイルを選択します。ここでは、例としてExcelデータをタブに埋め込みます。

 

Excelデータ埋め込み

タブの追加からExcelを選び、タブ名を決めます。

任意のExcelデータを選択し、保存を押せば、専用タブが作成できます。

チャネルメンバー全員で、閲覧・編集を行えます。

 

タブの名前変更やタブの削除は、タブを右クリックすることでできます。

 

3.チャネルの管理

チャネルの管理画面

前章でも少し触れましたが、こちらがチャネルの管理画面です。

(チーム名の横の「・・・」から、「チームを管理」を選択してください。)

 

「チャネルを検索」は左上の検索バーからできます。

「チャネルの追加」は右上のボタンから追加してください。

 

チャネル一覧表の右端の「・・・」の項目について、順に解説していきます。

 

①このチャネルを編集

チャネル名の変更、チャネルの説明の編集ができます。

 

②コネクタ

コネクタによって、外部のアプリと連携して、利用できるようになります。

FacebookやTwitter、Googleアナリティクスなどがあります。

追加されたアプリの情報を、チャネルでも見れるようになります。

(アプリストアからも取得可能になってます。)

 

③メールアドレスを取得

メールアドレスを取得することにより、メールでもチャネルへメッセージを送ることができるようになります。

チャネル1つ1つにメールアドレスが作成できます。

 

④チャネルへのリンクを取得

チャネル1つ1つにURLを付与できます。ダイレクトに チャネル にアクセスできるようになります。

 

⑤このチャネルを削除

チャネルを削除すると、今までのメッセージや、アップしたファイルなど、すべてのデータが消えます。

30日以内であれば、チーム管理者は削除されたチャネルを復元できます。

「チームの管理」から、チャネルタブを選ぶと、削除済みのチャネルがあり、そこから復元は可能です。

 

⑥このチャネルをフォロー

チャネル名の左の「★」を押すことで、チャネルのお気に入り登録ができ、アクセスが簡単になります。

お気に入りにすることで、チャネルのフォローをすることができます。

フォローすると、そのチャネルのアクティビティをすべて把握できます。

 

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