5.タスク機能

はじめに

この記事では、チャットワークの「タスク」機能の使い方を解説します。

タスクとは「指定された日までに、やらないといけないこと」をいいます。期日のきまっている作業・課題・仕事といった認識でよいでしょう。

チャットワークを利用するうえで、メッセージのやりとりだけでなくタスク機能もあわせて活用すると、業務の進捗に大きく影響します。ご覧のうえ、使い方を理解しましょう。

 

チャットワーク タスク機能の使い方

タスク機能の基本的な使い方は、つぎのタスク情報を入力することから始まります。

  • 誰が担当者か?
  • タスク内容は何か?
  • 期限はいつまでか?

 

タスクを作成すると、タスク情報がチャット画面への表示とあわせて「タスク管理」画面へ通知されます。

担当者がタスクを終えたら、タスク完了のボタンを押すことで、同じくチャット画面への表示とあわせて「タスク管理」画面内で完了したタスクとして処理されます。

 

では、タスク機能の具体的な使い方を、つぎの内容を順番に説明します。

  1. 作成方法
  2. 編集方法
  3. 完了方法
  4. 削除方法
  5. 確認方法

 

1.タスクの作成・追加方法

この項目では、タスクの作り方を説明します。次の手順ですすめていきましょう。

 

チャットワーク(Chatwork)タスクエリアの位置画像

タスクを作るチャットを選択し、チャット画面の右下にあるのが「タスク」エリアです。

タスクは、ここから作成・追加をします。

 

チャットワーク(Chatwork)タスク情報解説画像

「タスク内容を入力してください」を選択すると、上記画像のように表示が展開します。

 

タスクには、次の3つの項目を入力できます。

  • タスク内容
  • 担当
  • 期限

 

このタスクでは、次のように入力しました。

  • タスク内容:朝のオフィス清掃をお願いします。
  • 担当:テストユーザー
  • 期限:8月6日

この3点を入力し「タスク追加」を選択します。

 

チャットワーク(Chatwork)タスク追加表示画像

追加したタスク内容がチャットに表示されました。

 

チャットワーク(Chatwork)タスク担当者通知画像

こちらは、タスクの「担当」に設定されたユーザーの画面です。

  1. チャット画面に同じく投稿されたタスクが表示されます。
  2. ヘッダーの「タスク管理」に1件の通知が表示されました
  3. チャット画面右下の「タスク」エリアに、タスクが追加されました。

 

以上が、タスクの作成・追加方法です。

 

1-1.タスクが追加された時点を確認する方法

忙しい業務がつづくなか、多くのチャットでさまざまな担当タスクをまかせられると、タスク内容の表記によっては「これは、いつ決まった、なんのタスクだったっけ?」と、記憶があやふやになって困ってしまう場合もあるでしょう。

そんなときに役立つのが、タスクが追加された時点のチャットをすぐ確認できる「追加時点へ移動」ボタンです。

 

チャットワーク(Chatwork)タスク追加時点へ移動ボタン画像

タスクエリアから、目的のタスクの「吹き出し」マークを選択します。

 

チャットワーク(Chatwork)タスク追加時点の位置表示画像

すると、タスクが追加された時点のチャットエリアの場所が表示されます。

メッセージの前後を確認することで、タスク内容の確認の助けになるでしょう。

 

2.タスクの編集方法

タスクの「作成メンバー」「担当メンバー」は、編集することができます。

作成したタスクの、「内容」「担当」「期限」に変更がある場合、次の手順で修正しましょう。

 

チャットワーク(Chatwork)タスク編集ボタン画像

チャット画面右側の「タスク」エリアにある、編集したいタスク内の「鉛筆」マークを選択します。

 

チャットワーク(Chatwork)タスクの編集画面画像

「タスクの編集」画面が表示されるので、「タスク」「担当」「期限」の変更したい内容を修正し、「保存」を選択すると編集が完了し、新しいタスク内容がチャット画面に表示されます(タスクの編集は、当記事でのちほどご説明します「タスク管理」画面でもおこなえます。)。

 

ただし、タスクは複数の担当者を設定した場合、担当者ごとに内容を編集する必要があります。

たとえば、「朝のオフィス清掃をお願いします」というタスクをAさんとBさんに作成し後日編集する場合、AさんBさんそれぞれのタスクを個別に編集しなければいけません。

 

【 注意:チャット画面内の表示を編集しても、タスク自体は変更されません 】

タスクの編集は、「タスク」エリアまたはタスク管理画面からしか行えませんが、チャットに表示されたタスクにマウスポイントをあてると、同様に「鉛筆」マークの編集ボタンが選択できます。

 

チャット画面の編集を選択すると、メッセージ作成エリアに、まるでタスク内容を編集できるかのような表示がされます。

 

しかし、チャット画面から編集しても、実際のタスクは編集されません。

 

例として、チャット画面から編集しましたが、

  1. チャット表示:のオフィス清掃をお願いします。
  2. タスク内容:のオフィス清掃をお願いします。

となり、タスク自体は編集されていません。

 

チャット画面からの編集は、あくまでもチャット画面での表示が変更されるだけです。注意しましょう。

 

3.タスクの完了方法

チャットメンバーから作成されたタスク内容がおわったら、「完了」することで、タスク状況を共有できます。

 

チャットワーク(Chatwork)タスク完了ボタン画像

タスクにある「完了」を選択します。

 

チャットワーク(Chatwork)タスク完了チャット表示画像

タスクのステータスが「未完了」から「完了」に変更され、チャット画面には完了を選択したタスクが表示されます。

 

4.タスクの削除方法

間違えたタスクを投稿した場合や、必要なくなったタスクは、削除しましょう。

チャットを削除できるのは、「作成メンバー」「担当メンバー」のみです。同じチャットグループのメンバーでも、タスクに関わりのないメンバーは削除できません。

 

チャットワーク(Chatwork)タスク削除ボタン画像

タスクエリアから、目的のタスクの「ゴミ箱」マークを選択すると、削除されます。

 

なお、タスクを作成・編集した場合と異なり、削除したことはチャット画面に表示されません。

 

5.タスクの確認方法

タスクを確認するには、つぎの2つの方法があります。

  1. 自分が担当/依頼のタスクを確認したい場合は、「タスク管理」画面を確認
  2.  グループチャット内のタスクを確認する場合は、「自分のタスクのみ表示」のチェックをはずす

 

5-1.タスク管理画面の構成・使い方

自分に関するタスクを確認できる「タスク管理」画面を説明します。

 

タスク管理画面から、

  • 自分が担当のタスクは何か?完了しているか?
  • 自分が作成したタスクは何か?完了しているか?

という内容を一覧で確認でき、またタスクの「編集」「完了」「削除」も処理できます。

 

チャットワーク(Chatwork)タスク管理画面位置画像

画面ヘッダーの「チェック」マークを選択すると、タスク管理画面にアクセスできます。

 

チャットワーク(Chatwork)タスク管理画面画像

タスク管理画面は、3つのカテゴリに分かれて表示されています。

  1. まだ完了していないタスク/完了しているタスク
  2. 自分が担当のタスク/自分が依頼したタスク
  3. タスク期限

それぞれを選択することで、タスク状況を確認できます。

この画像で1~3を確認すると、「自分が依頼した、未完了タスク」は2つ残っており、1つは本日が期限、残る1つは期限切れになっていることがわかります。

 

チャットワーク(Chatwork)タスク管理画面の未完了タスクタブ画像

この画像では、未完了タスクのうち、【上:自分が担当のタスク】【下:自分が依頼したタスク】を表示しています。

 

チャットワーク(Chatwork)タスク管理画面の完了タスクタブ画像

この画像では、完了したタスクのうち、【上:自分が担当のタスク】【下:自分が依頼したタスク】を表示しています。

終わっていないタスクを間違えて「完了」してしまった場合、この画面から「未完了」を選択すると取り消して再び「完了」に戻すことができます。

 

以上で「タスク管理」画面の説明を終わります。この画面を確認することで、タスクの数・内容を期日別にチェックでき、別のアプリサービスやカレンダー・手帳で管理する必要がなくなります。日常的にチェクするようにしましょう。

 

5-2.グループチャット内の依頼中(未完了)タスクを一覧で確認する方法

自分に関連したタスクだけでなく、グループチャット内で依頼されているタスクを確認する方法を紹介します。

 

グループチャット画面の「タスク」エリアで、『自分のタスクのみ表示』のチェックをはずすと、自分が関係していない依頼中のタスクも閲覧できます。

グループチャットメンバーが、どういったタスクを担当し、対応する必要があるのかがチェックできます。

 

【 確認できないタスク 】

つぎのタスクは確認することができない仕様になっています。

  • 参加していないグループチャット内のタスク
  • すべてのコンタクトユーザーのタスク一覧