4.チャット機能

はじめに

この記事では、チャットワークのベースとなる「チャット」機能について解説します。

  • 3種類のチャットの使い方
  • グループチャットで「管理者」ができること
  • チャットに関連した機能

などを説明していきます。

 

「マイチャットってなに?どう使えばいいの?」

「グループチャットにはいろいろ設定があるけど、よくわからない」

「ピン機能は何のためにあるの?」

といった人は、ぜひご覧ください。

 

チャットワークの種類別チャット概要

チャットワークのチャット機能は、3つの種類に分類されています。

  1. マイチャット:あなただけのチャット
  2. ダイレクトチャット:1対1のチャット
  3. グループチャット:複数人参加のチャット

 

では、マイチャットから順番に説明を開始します。

 

1.チャットワークの「マイチャット」とは

「マイチャット」画面の概要欄には、次の説明があります。

マイチャットは自分専用のチャットです。自分用のメモやタスク管理、ファイルサーバーとして利用することができます。

マイチャットとは、誰にも見られない自分だけのチャットスペースをいいます。チャットワークのアカウント登録直後からデフォルトで用意されています。

 

チャットといえば、1対1もしくは複数の人と話す場をイメージすると思うので、「マイチャット」という用語に、はじめは戸惑うかもしれません。

しかし、マイチャットは投稿内容はもちろん、どんな使い方をしても、閲覧されたり誰かに通知が届くこともないので、最初にメッセージの投稿をお試しで練習する場所として最適です。

 

1-1.マイチャットのアクセス方法

チャットワーク(chatwork)のマイチャット機能の使い方画像

マイチャットは、チャットワークアカウントの登録直後からデフォルトで作成されています。

左サイドバーのチャット一覧に、自分のプロフィール画像が使われたアイコンと「マイチャット」というチャット名を選択しましょう。

 

1-2.マイチャットの使い方

先に説明したとおり、マイチャットは誰にも見られることがなく、自由に使えるスペースです。

 

使い方の一例として、つぎのような活用方法があります。

  • 気が付いたことや聞いたことをメモする
  • 「タスク」機能を使い、仕事やプライベートのToDoリストとして活用する
  • 画像などのファイルを一時的なストレージ代わりに投稿しておく

思いついた使い方があれば、実践してみましょう。

 

1-3.マイチャットの増やし方

マイチャットは自由につかえる自分だけのスペースです。

その気軽さや便利さから、仕事だけでなく日常のメモやタスク管理として使うため、カテゴリ分けして、もっと増やしたいと思う人もいるでしょう。

その場合は、本記事内の「グループチャット」の解説のグループチャットの作り方を参考に、他のメンバーを選ばず、自分だけ参加のグループチャットとして作成すれば「マイチャット」と同様に利用できるスペースが複製できます。

 

2.チャットワークの「ダイレクトチャット」とは

「ダイレクトチャット」とは、コンタクトを追加したチャットワークユーザーとの「1対1」のチャットをいいます。

個人宛てにメッセージを送るときに利用します。

 

2-1.ダイレクトチャットのはじめ方

ダイレクトチャットをはじめるには、チャットワークユーザーのコンタクトを追加する必要があります。

コンタクト参考記事 → チャットワーク「コンタクトの使い方」

 

チャットワーク(chatwork)のダイレクトチャット機能の使い方画像

左サイドバーの「チャット一覧」から、コンタクト追加したメンバーを選択するとチャット画面が表示されます。メッセージを送信し、ダイレクトチャットを開始しましょう。

 

なお、ダイレクトチャット相手のコンタクトを削除すると、同時にダイレクトチャットも削除されます。重要なやりとり、ログを残しておきたい場合などは注意しましょう。

 

3.チャットワークの「グループチャット」とは

グループチャットとは、複数のメンバーが参加するチャットをいいます。

ひとつのグループチャットに参加できるメンバーの上限数はありません。

また、グループチャットの参加条件にユーザーのプランは関係ありません。同じグループチャットに、別々のプランのユーザーが参加できます。

 

この項目では、つぎの内容を解説します。

  • グループチャットの作成/削除方法
  • メンバーの追加・招待/削除・退席方法
  • 「管理者」権限を持つメンバーの設定内容

 

3-1.グループチャットの作成方法

チャットワーク(chatwork)のグループチャットの作成ボタン画像

チャット一覧を表示する左サイドバー上部の「 + 」から、「グループチャットを新規作成」を選択します。

 

チャットワーク(chatwork)のグループチャット作成画面の画像

「グループチャットを新規作成」画面が表示されたら、まず以下の項目を設定します。

  • アイコン画像:チャット一覧に表示されます。チャットワークで用意されたアイコンから選択、または任意の画像をアップロード(ファイルサイズは最大5MB、拡張子はJPEG,GIF,PNGのいずれか)。
  • チャット名
  • 概要:グループチャット画面右端の「概要」欄に表示される内容です。参加メンバーがグループの目的を理解できるよう設定しましょう。

 

つづいて、グループチャット参加メンバーを選択します。

 

チャットワーク(chatwork)のグループチャット新規作成画面の権限選択画像

グループチャット参加メンバーの選択は、グループチャットへの参加メンバーの表示名をチェックします。

選択したメンバーの表示名右端に「 ▼ メンバー 」という項目が表示されます。「管理者」「メンバー」「閲覧のみ」のいずれかの権限を設定します(権限の詳細は後ほど解説します)。

 

チャットワーク(chatwork)でグループチャットが作成された画像

各項目の設定後、「作成」を選択すると、グループチャットの新規作成が完了し、左サイドバーのチャット一覧に追加されたのが確認できます。

 

【 グループチャットの情報を変更・編集する方法 】

グループチャットの「管理者権限」の人は、グループチャット作成時の情報を変更・編集ができます。

 

チャットワーク(chatwork)のグループチャットの概要編集ボタン画像

グループチャット画面の右上「鉛筆マーク」を選択すると、以下を再設定できます。

  • チャット名
  • 概要
  • アイコン画像

 

3-2.グループチャット権限「管理者/メンバー/閲覧のみ」とは

グループチャットの参加メンバーには、「管理者/メンバー/閲覧のみ」3種類の権限のどれかが設定されます。

権限によって、グループチャット内で行える機能や設定が違います。

 

まず、以下の権限別の機能・設定の表をご覧ください。

 

メンバーの追加・削除・権限の変更 チャット名・概要欄の変更 メッセージ/ファイルの送信(投稿)
管理者
メンバー × ×
閲覧のみ × × ×

 

「管理者」は次の操作・設定変更を行えます。

  • メッセージの送信
  • メンバーの追加・削除とメンバー権限の変更
  • チャット概要の編集
  • アイコン画像の変更
  • チャット設定の変更

 

「メンバー」は、メッセージの送信のみです(管理者の設定によっては、グループチャットへの招待を送ることも可能)。

 

「閲覧のみ」は、グループ内の投稿メッセージとタスクの確認しかできません(管理者の設定によっては、グループチャットへの招待を送ることも可能)。

 

以上のとおり、権限によって、各種設定・操作のできること・できないことが違います。本記事のグループチャットの解説でも、どの権限ができるのか記載していますので、確認してください。

 

【 グループチャット参加メンバーの「権限」種類を確認する方法 】

チャットワーク(chatwork)のグループチャットの参加メンバーと権限一覧確認ボタン画像

グループチャット画面右上の「人マーク」を選択します。

 

チャットワーク(chatwork)のグループチャット一覧からプロフィール確認画像

「メンバー詳細」画面が表示され、「管理者」「メンバー」「閲覧のみ」と、権限別にメンバーアイコンが一覧表示されます。

アイコンを選択すると、メンバーのプロフィール閲覧とダイレクトキャッチ画面への移動、通話機能の利用ができます。

 

【 グループチャット参加メンバーの権限を変更する方法 】

目的のグループチャット画面の右上「 + 」を選択します。

 

チャットワーク(chatwork)のグループチャットでメンバー編集するボタン画像

「メンバーの追加」画面の左下『メンバーの編集』を選択します。

 

チャットワーク(chatwork)のグループチャットでメンバー編集から権限を編集する画像

「メンバーの編集」画面に、現在のグループチャットメンバーが一覧表示されます。

権限変更するメンバーの表示名の右側の現在の権限から、いずれかの権限に変更し「保存」を選択すると、グループチャットメンバーの権限変更が完了します。

 

3-3.グループチャットのメンバーを増やす方法

グループチャットのメンバーを増やすには、つぎの2種類の方法があります。

  1. グループチャット「管理者」が追加する
  2. グループチャット「メンバー」が招待する

 

【 フリープランユーザー対象:グループチャット参加の注意点 】

月額費用無料の「フリープラン」ユーザーは、グループチャットに累計14個以上参加できません

 

「累計」なので、現在14個未満のグループチャット参加をしていなくても、退席(グループチャットから離れて、閲覧不可になること)したグループチャットも含めて、これまでに14個以上のグループチャットに参加していると、フリープランの上限に達したことになり、新しいグループチャットへの参加ができなくなります。

新しい別のグループチャットに参加する場合は、有料プランへのアップグレードをする必要があります。

 

【 「管理者」がグループチャットメンバーを追加する方法 】

グループチャットへ直接メンバーを追加できるのは、管理者権限を持つメンバーだけです。

 

目的のグループチャット画面の右上「 + 」を選択します。

 

「メンバーの追加」画面で、追加したいメンバーを選択し、3種類の権限「管理者」「メンバー」「閲覧のみ」から設定し、「保存」を選択します。

 

以上で、グループチャットへのメンバーの追加が完了します。

 

【 「メンバー」がグループチャットメンバーを招待する方法 】

「メンバー」はグループチャットへ招待を送り、相手が承認することでグループチャットに参加することができます。

 

新しいメンバーを参加させたいグループチャット画面右上の「グループチャットに招待する」を選択します。

 

チャットワーク(chatwork)のグループチャットへ招待するためのURL画像

上記画像のように、グループチャットURLが表示される画面から、URLをコピーし、参加させたいメンバーに伝えましょう。

 

URLを通知され招待をうけたメンバはー、「このグループチャットへ参加する」を選択すると、グループチャットに加わることができます。

 

【 「管理者」のグループチャット招待設定の変更方法 】

「管理者」権限を持つ人は、グループチャットへの招待について、つぎの設定を変更できます。

  1. 「招待リンク」の利用
  2. 招待リンクURLの変更
  3. 管理者による参加承認

 

左サイドバー「チャット一覧」からメンバーを招待するグループチャットをクリックし、画面右上の「 + (メンバーを追加)」を選択します。

 

「メンバーの追加」画面下から、招待リンクの設定を行えます。

 

1.「招待リンク」の利用

チェックを外すと、招待リンクの設定がなくなり、グループチャットの参加メンバーは招待メールを送れなくなります

 

2.招待リンクURLの変更

デフォルトで作成されるグループチャットURLです。このURLをコピーし招待したいメンバーに連絡するのに利用します。3の「鉛筆マーク」を選択すると、「https://www.chatwork.com/g/」以降のURLを自由に変更できます。

 

3.管理者による参加承認

 

4の「参加には管理者の承認が必要」にチェックをいれると、グループチャットの参加メンバーからの招待メールを承認しても、最後に管理者の承認が必要になります。

 

【 グループチャット参加に管理者の承認を必要とした場合の、メンバー参加方法 】

参加承認を待つメンバーがいる場合、管理者の左サイドバーのチャット一覧に、上記画像のように「参加承認待ちのメンバーがいます」と表示されます。

 

グループチャット画面の右上表示の「参加承認待ちのメンバーがいます」を選択します。

 

承認待ちのメンバーが表示されます。グループ権限を選択のうえ、「承認する」を選択しましょう。グループチャットに新しいメンバーが追加されます。

 

3-4.グループチャットをミュートする方法

グループチャットメンバーから新しいメッセージがあった場合でも、チャット一覧に未読の新着メッセージ通知を表示しない「ミュート設定」を、グループチャットごとに設定できます。

 

グループチャット画面の左上「歯車マーク」から、「グループチャットの設定」を選択します。

 

チャットワーク(chatwork)のグループチャット通知をミュートする方法の画像

「グループチャットの設定」画面内の「ミュート」タブから、「グループチャットをミュート」にチェックし、「保存する」を選択します。

 

チャットワーク(chatwork)のグループチャットをミュートしたあとの表示変化の画像

ミュート設定後、以下の表示変更がおこります。

  1. ミュート設定を表現した、左サイドバーの「チャット一覧」に、「斜め線がはいったベルマーク」が表示される。
  2. チャット一覧上部の「ミュート中のチャット」に表示される。

 

以上が、グループチャットをミュートする方法になります。

 

3-5.グループチャットの権限設定

グループチャットの「管理者権限」を持つメンバーのみ行える、グループチャットの機能制限設定について解説します。

権限設定を変更すると、「管理者」には影響はありませんが、「メンバー」「閲覧のみ」権限のメンバーがグループチャット内でできることが変わります。

 

チャットワーク(chatwork)のグループチャット制限設定の画像

グループチャット画面右上の「歯車マーク」内の「グループチャットの設定」から「権限」タブを選択すると、上記画像の『権限の設定』が表示されます。

 

権限の設定では、次の4つを、「管理者権限」を持つメンバー以外のグループチャットの機能制限を変更できます。

  • チャットの参加者一覧を表示
  • ファイル送信を許可する
  • タスク追加を許可する
  • メッセージの送信を許可する

 

【 チャットの参加者一覧を表示する 】

【 左:チェックあり 】【 右:チェックなし 】

チャットグループメンバーが確認できる表示が切り替わり、チェックをはずすとグループチャットの参加メンバーが非表示になります。

 

また、メンバーが退席した場合、チェックがあると「メンバー「◯◯◯◯」が退席しました。」という投稿が投稿されますが、チェックがないと非表示になり、退席したことがグループチャットメンバーに伝わりません。

不特定多数の人が参加するグループチャットで、プライバシーなどに配慮が必要な場合などに利用すると便利でしょう(ただし、メッセージを投稿すると、参加メンバーに知られてしまいます)。

 

【 ファイル送信を許可する 】

【 上:チェックあり 】【 下:チェックなし 】

ファイルをアップロードする「クリップマーク」ボタンの表示が切り替わり、チェックをはずすとファイル投稿ができなくなります。

不特定多数のメンバーが参加し、情報セキュリティ面でリスクを避ける場合などに利用すると便利でしょう。

 

【 タスク追加を許可する 】

【 上:チェックあり 】【 下:チェックなし 】

「タスク」入力欄の表示が切り替わり、チェックをはずすとタスク機能が利用できなくなります。

「管理者」権限を持つメンバーによる、トップダウンでタスク機能を利用・管理する場合に便利でしょう。

【 メッセージの送信を許可する 】

【 上:チェックあり 】【 下:チェックなし 】

メッセージ送信ボタンの表示が切り替わり、チェックをはずすとメッセージ送信ができなくなります。

双方向な情報交換・共有の場でなく、ニュースや特定のトピックを伝える掲示板的な情報配信として利用するのに便利でしょう。

 

3-6.グループチャットメンバーを削除する方法

グループチャットの管理者は、参加メンバーを削除することができます。

【 グループチャットからメンバーを削除するまえの注意点 】

  • 削除したメンバーがアップしたファイルも、同時に削除されます。
  • 削除したメンバーが担当者のタスクも削除されます。

 

目的のグループチャット画面の右上「 + 」を選択します。

 

「メンバーの追加」画面の左下『メンバーの編集』を選択します。

 

「メンバーの編集」画面に、現在のグループチャットメンバーが一覧表示されます。

メンバーの表示名の右端「 × 」をクリックし、「保存」を選択すると、グループチャットからメンバーの削除が完了します。

 

なお、「管理者」権限のメンバーはかならずグループチャットに最低1名いる必要があります。そのため、他のメンバーを新たな「管理者」に権限編集をしましょう。管理者権限のメンバーがいない状態では「保存」を選択しても削除は完了しません。

 

3-7.メンバーが自分でグループチャットから離れる「退席」方法

参加しているグループチャットから、自分で離れることを「退席」といいます。

 

【 グループチャットを退席する前の注意点 】

  • グループチャットの閲覧・確認ができなくなります。
  • アップロードしたファイルと担当タスクが削除されます。

 

退席したいグループチャット画面右上の歯車マークから、「グループチャットから退席する」を選択します。

 

「OK」を選択すると、グループチャットから退席し、左サイドバーのチャット一覧から退席したグループチャットが消えます。

 

3-8.グループチャットの削除方法

グループチャットを削除できるのは、削除したいグループチャットの「管理者」権限を持つメンバーのみです。

 

グループチャット画面右上の歯車マークから「グループチャットを削除する」を選択します。

 

削除前に、上記画像の削除確認の画面が表示されます。

  • 自分だけではなく、メンバー全員のチャット一覧から削除されます。
  • すべてのメッセージ、タスク、ファイルのデータが削除されます。
  • 削除されたデータは二度と元に戻すことはできません。

以上の3つの項目を了承し、それぞれにチェックをつけ、「理解した上で削除する」を選択すると、グループチャットの削除が完了します。

 

4.チャットワークの「ピン機能」とは

ピン機能とは、指定したチャットを左サイドバー「チャット一覧」の上部に固定する機能です。

ピン機能を使うことで、頻繁に利用するチャットや重要なメッセージをやりとりするチャットを、よく目に入る位置に表示しつづけることができます。

チャットワークには、左サイドバー「チャット一覧」の表示順を任意に変更できる機能はないので、ピン機能を便利に使いましょう。

 

4-1.チャット一覧の投稿時の表示ルール

通常のチャット一覧の表示ルールは、自分宛ての「TO」や「RE」のメッセージが送信されたチャットが上位に表示され、他のチャットはその下の位置から更新順に表示されます。

ピン機能で指定したチャットは表示ルールに影響されず、上部の目立つ位置に固定されます。

 

4-2.ピン機能の使い方

チャットワーク(chatwork)のピン機能解説の画像

  • チャット一覧からピン機能で固定したいチャットにマウスポインタをあて「ピンマーク」を選択
  • チャット画面上部の「ピンマーク」選択

どちらかの操作で、ピン機能を利用できます。

 

ピン機能を利用すると、ピンマークに青色がつき、チャット一覧の上部に移動します。

ピン機能を解除する場合は、同じく「ピンマーク」を選択しましょう。

 

5.チャット検索機能とは

チャット画面のヘッダー部分にある「チャット名、メッセージ内容を検索」という欄に、探しているチャット名を入力すると、検索結果を表示します。

コンタクトの追加やグループチャットの参加が増えて、チャットする機会が多くなってきたら活用しましょう。

 

6.チャットカテゴリの設定

「チャットカテゴリ」を設定すると、左サイドバーの「チャット一覧」をカテゴリ別に振り分け、整理できます。

コンタクトユーザーやグループチャットの参加が増え、チャット一覧画面がごちゃごちゃしてるよう感じた場合は、チャットカテゴリの設定をしましょう。

 

  1. 左サイドバーの「チャット一覧」の「すべてのチャット ▼」を選択します。
  2. 「カテゴリー +」を選択します。

 

チャットワーク(chatwork)でチャットをカテゴリ設定した画面の画像

上記画像の「カテゴリを新規作成」画面が表示されます。

  1. 「カテゴリ名」を入力します。
  2. カテゴリに追加するコンタクトユーザーまたはグループチャットを選択します。
  3. 「作成する」を選択します。

以上で、カテゴリ設定が完了しました。

 

作成した「カテゴリ設定」が追加されているのが確認できます。

 

なお、上記画像のカテゴリにマウスポイントをあてると、「鉛筆マーク」と「ゴミ箱マーク」が表示されます。

  • 鉛筆マークを選択すると、カテゴリ名と追加したコンタクトユーザーとグループチャットの編集ができます。
  • ゴミ箱マークを選択すると、カテゴリを削除できます。

 

カテゴリ設定で、効率よくチャットワークを利用しましょう。

 

7.チャット一覧(左サイドバー)が消えた・表示されない場合

チャットのテキスト入力エリアの左脇「 |< 」を選択すると、左サイドバーが非表示になります。

左サイドバーを再表示する場合は、同じ箇所「 >| 」を選択してください。